Self check-in per B&B e affitti brevi: cosa cambia dopo il Consiglio di Stato (e come organizzarlo con Wiisy)
Negli ultimi mesi il tema del check-in digitale per B&B, case vacanza e affitti brevi è tornato al centro del dibattito. Il motivo è una recente sentenza del Consiglio di Stato, che ha confermato la centralità della sicurezza ma ha chiarito che l’identificazione degli ospiti può avvenire anche tramite strumenti tecnologici, e non solo “di persona”.
È una precisazione in linea con la posizione di FARE (Federazione Associazioni Ricettività Extralberghiera), AIGAB, Associazione Property Managers Italia, ABBAV: “sicurezza sì, ma con l’ausilio della tecnologia”. Per il mondo extralberghiero la sentenza rappresenta di fatto una conferma: i sistemi di verifica digitale sono compatibili con la legge e, se ben progettati, possono perfino aumentare la sicurezza.
In questo articolo facciamo il punto sullo stato di fatto, senza trarre conclusioni, pur auspicando che si arrivi a un tavolo tecnico per definire quali tecnologie possono essere utilizzate.
Intanto vediamo come organizzare un flusso di check-in online/self check-in conformi, integrando strumenti come videocitofoni, smart lock e una soluzione come Wiisy per la parte documentale e burocratica.
Perché oggi si parla tanto di check-in a distanza
L’art. 109 TULPS e l’obbligo di identificare gli ospiti
Alla base di tutto c’è l’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), che impone a chi gestisce strutture ricettive di poter ospitare solo persone munite di documento di identità idoneo e di comunicarne i dati alle autorità tramite il portale Alloggiati Web.
La domanda è come conciliare questo obbligo con la crescita di B&B, case vacanza e affitti brevi e l’uso di procedure automatizzate di check-in (keybox, codici, serrature smart).
Da qui la circolare del Ministero dell’Interno 38138/2024, il ricorso al TAR, il successivo appello del Ministero e infine la pronuncia del Consiglio di Stato.
Affitti brevi, B&B e case vacanza nel mirino dei controlli
L’attenzione delle istituzioni è legata a un tema chiave: senza un controllo serio dell’identità, aumentano i rischi per sicurezza, ordine pubblico e condomìni.
La sentenza del Consiglio di Stato non introduce una nuova legge, ma offre una lettura interpretativa che oggi è il riferimento principale per capire fin dove ci si può spingere con il check-in digitale.
Cosa ha chiarito il Consiglio di Stato
Il ricorso del Ministero e il ruolo della circolare
Il Consiglio di Stato ha accolto il ricorso del Ministero dell’Interno contro la decisione del TAR Lazio sulla circolare 38138/2024. In pratica:
- il Ministero vince il ricorso
- la circolare viene riconosciuta come legittima nella sua funzione
- ma viene ribadito che essa ha natura meramente interpretativa e non prescrittiva, ovvero non può introdurre obblighi nuovi che non siano già previsti dalla legge.
“De visu” non significa per forza “fisicamente al banco”
Il passaggio decisivo, in linea con quanto sostiene FARE da mesi, è la lettura di “de visu”:
- il controllo “de visu” significa controllo effettivo dell’identità,
- non necessariamente controllo fisico in presenza.
La sentenza cita espressamente la possibilità di utilizzare “appositi dispositivi di videocollegamento” e strumenti equivalenti in grado di verificare, dunque, l’identità dell’ospite hic et nunc, cioè nell’immediatezza, come:
- videocitofoni
- spioncini digitali
- QR code con fermi immagine – soluzione quest’ultima, sulla quale si è maggiormente orientati per provare che l’ospite era lì in quel momento.
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Self check-in automatico vs check-in a distanza: dove passa il confine
Perché il self check-in puramente automatico è a rischio
La distinzione chiave non è “digitale sì / digitale no”, ma:
→ controllo reale e immediato dell’identità sì / “accesso cieco” no.
Sono quindi a forte rischio di non conformità quei flussi in cui:
- l’ospite entra usando un codice, una keybox o una smart lock
- l’unico controllo consiste nell’invio di un documento o nella compilazione di un form
- non esiste un momento in cui l’operatore (o un sistema equivalente) verifica davvero la corrispondenza tra ospite e documento.
In altre parole, i self check-in completamente automatizzati che si limitano a raccogliere dati senza un controllo effettivo e immediato dell’identità non rispondono allo spirito della sentenza.
Quando il check-in a distanza è perfettamente legale (soprattutto per l’extralberghiero)
È invece pienamente legittimo, in particolare per il mondo extralberghiero, un check-in a distanza in cui:
- l’ospite viene identificato mediante videocollegamento o strumenti equivalenti (videocitofoni, spioncini digitali, QR con fermo immagine, ecc.);
- la verifica avviene nell’immediatezza dell’arrivo (hic et nunc) nel luogo del check-in e comunque prima dell’accesso alla struttura;
- il sistema adottato è in grado di garantire un’identificazione certa, equiparabile alla verifica in presenza “de visu”, sostituendola con un “de visu” digitale.
Per l’extralberghiero il comunicato FARE sottolinea proprio questo: la sentenza conferma che i sistemi di verifica digitale, se ben progettati, sono compatibili con la legge e possono persino aumentare la sicurezza.
Per il settore alberghiero, invece, la stessa interpretazione parla di presenza fisica al desk come “condizione necessaria”: un tema che apre un fronte delicato per quegli hotel che avevano adottato procedure di check-in automatizzato da remoto.
Keybox, smart lock e codici: come usarli in modo corretto
Gli strumenti come keybox, tastierini e serrature smart non sono vietati di per sé. Il punto è come vengono inseriti nel flusso.
Sono critiche le situazioni in cui:
- l’ospite riceve il codice della keybox in anticipo
- non c’è alcun controllo effettivo dell’identità
- la procedura si esaurisce nel “ti mando il documento → ti mando il codice”
Per usarli in modo più allineato allo spirito della sentenza, il modello da seguire è:
- Prima: raccolta dati e documento
- Poi: controllo dell’identità con strumenti di videocollegamento o equivalenti
- Infine: invio del codice o attivazione da remoto della serratura.
In questo scenario, la tecnologia non sostituisce il controllo dell’identità, ma lo completa.
Tecnologie ammesse per il riconoscimento in tempo reale
Nel comunicato FARE vengono citati, tra gli altri:
- Videocitofoni e videocitofoni intelligenti (smart doorbell)
- Spioncini digitali
- QR code con fermi immagine
- Altri strumenti idonei a garantire l’effettiva corrispondenza tra ospite e documento.
A questi possiamo affiancare videochiamate via App o piattaforme di accoglienza, sistemi che integrano biometria o ulteriori livelli di controllo, purché siano progettati per assicurare un’identificazione certa e immediata.
Il principio guida resta uno e cioè che l’identificazione può essere digitale, a patto che garantisca un controllo reale e immediato dell’identità dell’ospite.
Come strutturare un flusso di check-in digitale conforme (step by step) con Wiisy
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Prima dell’arrivo: raccolta dati e documenti
Con Wiisy puoi impostare un pre-check-in in cui:
- invii all’ospite un link dedicato per inserire i dati
- richiedi il caricamento del documento;
- prepari automaticamente le informazioni da inviare ad Alloggiati Web.
Questo ti permette di arrivare al giorno dell’arrivo con tutta la parte burocratica già impostata.
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All’arrivo: controllo effettivo dell’identità
Il momento cruciale, in ottica normativa, è il controllo dell’identità hic et nunc:
- l’ospite ti avvisa dell’arrivo
- tu effettui un controllo tramite videocitofono, spioncino digitale, videochiamata o soluzione equivalente
- verifichi che la persona sia effettivamente quella del documento raccolto con Wiisy
- solo dopo autorizzi l’accesso (codice keybox, smart lock, consegna chiavi).
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Dopo l’arrivo: invio dati ad Alloggiati Web
Una volta conclusa la verifica:
- utilizzi Wiisy per trasmettere i dati ad Alloggiati Web nei tempi previsti;
- mantieni traccia delle operazioni, così in caso di controlli puoi dimostrare che il check-in prevede un’identificazione certa, in real-time e un corretto invio dei dati alle autorità.
Impatti pratici per host, property manager e hotel
Per le strutture extralberghiere, la sentenza ribadisce che i sistemi di riconoscimento digitale possono essere pienamente compatibili con la normativa vigente. Il messaggio è chiaro: si può innovare, purché il processo garantisca un’identificazione sicura e verificabile dell’ospite.
Per il comparto alberghiero, invece, l’interpretazione della presenza fisica al desk come requisito imprescindibile solleva interrogativi sull’uso di soluzioni di check-in automatizzato introdotte negli ultimi anni—un ambito che potrebbe richiedere chiarimenti operativi e, in alcuni contesti, una revisione dei flussi interni.
In entrambi i casi diventa essenziale:
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- predisporre protocolli operativi chiari e documentati, così da poter dimostrare come avviene l’identificazione dell’ospite e quali verifiche vengono effettuate in ogni fase del check-in;
- evitare soluzioni improvvisate o non documentate;
- utilizzare strumenti come Wiisy per semplificare la gestione dei documenti e assicurare tracciabilità normativa.
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Perché Wiisy è un alleato naturale in questo nuovo scenario
Wiisy ti aiuta a:
- centralizzare la raccolta dei dati e dei documenti;
- ridurre al minimo errori e dimenticanze nel disbrigo delle pratiche burocratiche.
- integrare il flusso documentale con i tuoi strumenti di accesso (videocitofoni, smart lock, ecc.)
- dimostrare, in caso di controlli, che il tuo processo di check-in è organizzato, digitale e orientato alla sicurezza.
La tecnologia non sostituisce il controllo dell’identità: lo rende più semplice e sostenibile, soprattutto per chi gestisce B&B, case vacanza, affitti brevi o un portafoglio di immobili distribuiti.
FAQ: domande frequenti su check-in digitale e riconoscimento in tempo reale
Il self check-in con sola keybox è ancora legale?
Non se l’ospite entra senza essere mai stato visto (né in presenza, né in video). La keybox è lecita solo dopo un riconoscimento visivo in tempo reale.
Posso fare il riconoscimento in video qualche ora prima dell’arrivo?
La logica della sentenza è che la verifica sia contestuale all’arrivo. L’obbligo, per la Corte è quello di effettuare il controllo quando l’ospite è effettivamente davanti alla porta o pochi istanti prima di entrare.
Se uso Wiisy per raccogliere i documenti, devo comunque fare la video-verifica?
Sì. La raccolta dei documenti è fondamentale, ma non sostituisce il controllo del volto in tempo reale previsto dall’art. 109 TULPS. Wiisy ti aiuta su tutta la parte di dati e invio ad Alloggiati Web, ma il riconoscimento live resta un passaggio umano.
Questa interpretazione riguarda solo gli affitti brevi?
No, il principio di identificazione “de visu” riguarda tutte le strutture ricettive. La discussione si è concentrata sugli affitti brevi perché è lì che il self check-in automatico si era diffuso di più.
Il futuro del check-in digitale è “umano + tecnologia”
La decisione del Consiglio di Stato non è una bocciatura del check-in digitale o self-check-in, ma un invito a usarlo nel modo giusto:
- tecnologia per automatizzare ciò che è ripetitivo (raccolta dati, gestione documenti, invii ad Alloggiati Web, ecc.);
- intervento umano per la parte davvero sensibile oggi: la verifica effettiva dell’identità dell’ospite e il controllo che la procedura sia stata seguita correttamente.
Se gestisci B&B, case vacanza, affitti brevi o un hotel, questo è il momento perfetto per rivedere il tuo flusso di check-in:
- verificare che sia coerente con la normativa e con la sentenza,
- standardizzarlo su tutte le strutture,
- utilizzare un sistema come Wiisy per gestire in modo semplice, tracciabile e centralizzato tutti gli adempimenti.
Se vuoi capire come adattare il tuo flusso specifico alle nuove regole, puoi partire mappando quello che fai oggi e poi ridisegnarlo passo passo: raccolta dati, riconoscimento live, invio alloggiati web – archiviazione.
Nel medio periodo, l’obiettivo sarà arrivare a procedure tecnologiche sempre più strutturate, capaci di avvicinarsi a un controllo “equivalente” a quello umano. Ma il messaggio della sentenza, ad oggi, è chiaro: innovazione sì, purché resti chiaro chi controlla e come viene verificata l’identità degli ospiti.
Da lì, integrare Wiisy sarà molto più semplice.
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