Check-in online 2026: come gestire documenti e dati degli ospiti nel rispetto del GDPR
Il check-in online è ormai uno standard operativo per gran parte delle strutture ricettive. Raccogliere i dati degli ospiti prima dell’arrivo riduce gli errori, accelera le operazioni di registrazione e rende più ordinata la trasmissione delle schedine di pubblica sicurezza alla Questura tramite Alloggiati Web, oltre all’invio dei flussi turistici a fini statistici.
Per l’ospite significa poter completare la registrazione con anticipo, in autonomia, da qualunque luogo e in qualsiasi momento, riducendo le attese all’arrivo.
Per il proprietario o gestore si traduce in meno operazioni manuali, maggiore precisione dei dati e un processo di accoglienza più rapido e organizzato.
Nel 2026, tuttavia, un check-in digitale non si valuta solo per comodità. La vera differenza è data da accuratezza del dato, sicurezza dei flussi e conformità normativa. Digitalizzare non basta: serve un processo lineare, controllabile e una piattaforma progettata per trattare correttamente dati personali e documenti.
In questo articolo parliamo di:
- Identificazione degli ospiti e obblighi di legge (art. 109 TULPS)
- GDPR e check-in digitale: principi da rispettare
- Gestione delle immagini dei documenti di identità
- Vantaggi e criticità del check-in online nel 2026
- Ruoli e responsabilità nel trattamento dei dati
- Requisiti essenziali di un processo conforme
- Novità Wiisy nel check-in online (2026)
- Conclusioni finali
1. Identificazione degli ospiti e obblighi di legge – art. 109 TULPS
L’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza stabilisce l’obbligo, per tutte le strutture ricettive e locazioni turistiche, di identificare gli ospiti e trasmetterne le generalità alla Questura tramite il Portale Alloggiati Web, canale ufficiale della Polizia di Stato.
La trasmissione deve avvenire:
- entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite;
- immediatamente all’arrivo, nel caso di soggiorni inferiori alle 24 ore.
Questo obbligo non dipende dalla tipologia di struttura e rimane pienamente valido anche nel 2026.
Parallelamente, le aspettative degli ospiti sono cambiate: sempre più spesso ricevono un link sicuro prima dell’arrivo per inserire i dati in autonomia. Per la struttura questo comporta un requisito chiaro: garantire un processo affidabile, protetto e privo di dispersioni, evitando file salvati su dispositivi personali, invii via email o archivi duplicati non controllati.
2. GDPR nel check-in digitale: principi da rispettare
Il GDPR non sostituisce gli obblighi di legge italiani, ma definisce come i dati personali devono essere raccolti, protetti e conservati.
Nel check-in online, le basi giuridiche più ricorrenti sono:
- l’adempimento di obblighi di legge (ad esempio la comunicazione verso Alloggiati Web);
- l’esecuzione del contratto di ospitalità.
A queste condizioni, il trattamento deve rispettare principi operativi concreti: minimizzazione dei dati, sicurezza, limitazione della conservazione e accountability, ossia la capacità di dimostrare le misure adottate.
Un check-in progettato male non è solo un rischio privacy: genera duplicazioni, ricopiature manuali, errori di trascrizione e passaggi ridondanti. Tutti elementi che aumentano l’esposizione a disservizi, contestazioni e vulnerabilità.
3. Gestione delle immagini dei documenti di identità
Le immagini dei documenti di identità non dovrebbero essere conservate per default e in modo permanente, in assenza di una base giuridica o di una finalità chiara e documentabile.
Nella pratica, molti problemi nascono da abitudini operative scorrette: documenti inviati via email o chat, file salvati su computer personali, archivi duplicati senza controllo degli accessi e senza una policy di conservazione definita.
Nel 2026, una gestione corretta segue un principio semplice: acquisire il documento per estrarre i dati necessari e adempiere agli obblighi di legge, evitando conservazioni superflue.
Nel workflow Wiisy, le immagini dei documenti vengono gestite esclusivamente per il tempo necessario al completamento degli adempimenti, in coerenza con i principi GDPR di minimizzazione e sicurezza, riducendo l’esposizione al rischio in caso di verifiche o data breach.
4. Vantaggi reali e criticità del check-in online nel 2026
I vantaggi del check-in online emergono quando il flusso è lineare e coerente: i dati vengono raccolti una sola volta, verificati a monte e trasmessi senza ricopiature manuali. I benefici più evidenti sono la riduzione degli errori, la velocità operativa e la compilazione multilingua, particolarmente utile con ospiti internazionali.
Le criticità più comuni derivano invece dall’uso di strumenti generici non pensati per la ricettività o da processi frammentati tra più piattaforme. Nel 2026, la qualità non si misura dal numero di funzionalità, ma dalla coerenza del processo end-to-end.
5. Ruoli e responsabilità nel trattamento dei dati
Nel check-in digitale, il proprietario o gestore della struttura è il Titolare del trattamento. La piattaforma che elabora i dati per suo conto, come Wiisy, opera come Responsabile esterno del trattamento, formalmente nominato tramite accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR.
La responsabilità complessiva resta in capo al Titolare, ma la scelta del Responsabile è determinante: contano misure tecniche adeguate, controllo degli accessi, tracciamento delle operazioni, corretta gestione dei tempi di conservazione e coerenza del processo complessivo.
6. Requisiti essenziali di un processo conforme
Nel 2026 la qualità del check-in online non dipende dal singolo strumento, ma dalla tenuta dell’intero processo. Un flusso conforme deve essere sicuro nella raccolta, privo di reinserimenti manuali evitabili e verificabile in ogni passaggio.
Nel settore ricettivo sono ormai considerati imprescindibili:
- raccolta dati tramite connessione HTTPS e link univoci sicuri;
- importazione automatica delle prenotazioni da PMS, OTA e calendari iCal di Airbnb e Booking;
- gestione controllata delle immagini dei documenti, con rimozione quando non più necessarie;
- tracciamento delle operazioni tramite log e ruoli distinti;
- conservazione dei soli dati essenziali, con retention limitata e documentata;
- invio dei dati verso Alloggiati Web e verso i sistemi statistici ISTAT, quando previsto dalla normativa applicabile.
Le ricevute generate da Alloggiati Web rappresentano un’evidenza ufficiale dell’avvenuto invio e devono essere conservate dalla struttura per il tempo necessario alle verifiche e agli obblighi di legge.
7. Novità Wiisy nel check-in online (2026)
Wiisy consente la raccolta dei dati statistici richiesti, secondo le disposizioni regionali o provinciali applicabili alla struttura. Dal 2026 è possibile abilitare campi ISTAT aggiuntivi, facoltativi per l’ospite, che vengono trasmessi ai sistemi statistici competenti quando previsti dal portale locale.
Check-in online multilingua
Il modulo è disponibile in 12 lingue, inclusi i campi statistici, per una compilazione più chiara da parte degli ospiti internazionali.
Upload documenti configurabile
L’upload dei documenti è attivo di default per l’ospite principale e può essere esteso, su scelta della struttura, a tutti gli ospiti della stessa pratica di check-in.
Sicurezza e gestione delle immagini
Le immagini dei documenti viaggiano su canali cifrati e sono gestite in coerenza con i principi GDPR di minimizzazione e sicurezza.
Integrazione con PMS e OTA
Wiisy importa e sincronizza prenotazioni da PMS, OTA e calendari iCal di Airbnb e Booking, trasformandole in check-in online gestibili da desktop o smartphone.
8. Conclusioni finali
Nel 2026 il check-in online non è solo una questione di velocità. Incide sulla qualità operativa della struttura e sulla gestione corretta dei dati degli ospiti.
Un processo ben progettato riduce le ricopiature manuali, limita la circolazione di documenti su canali impropri e garantisce ordine e tracciabilità in caso di controlli.
Scegliere strumenti pensati per la ricettività significa lavorare in modo coerente con gli obblighi di legge e con i principi del GDPR, senza complicare l’esperienza dell’ospite.
Wiisy nasce con questo obiettivo: rendere il check-in online più lineare, governabile e sicuro, dalla raccolta dei dati alla trasmissione verso i portali istituzionali.
Il check-in in 30 secondi:
prova gratis per 1 mese Wiisy
