Come essere in regola nel 2025: le 10 regole d’oro per Locazioni Brevi

Come essere in regola nel 2025: le 10 regole d’oro per Locazioni Brevi

1. Codice Identificativo Nazionale (CIN)

Dal 1° gennaio 2025, ogni immobile destinato a locazioni brevi deve essere registrato nella Banca Dati delle Strutture Ricettive (BDSR) per ottenere il Codice Identificativo Nazionale (CIN).

Questo codice è obbligatorio e va:

• esibito chiaramente all’esterno dell’immobile
• inserito in tutti gli annunci pubblicitari.

La mancata esposizione del CIN negli annunci comporta sanzioni che possono variare da 500 a 5.000 euro, mentre l’assenza del CIN per l’immobile può comportare multe da 800 a 8.000 euro.

Se gestisci più strutture, crea una tabella organizzativa per monitorare i CIN di ciascun immobile e i relativi obblighi.

2. DAC7 – La trasparenza fiscale

La direttiva europea DAC7 prevede che le piattaforme di prenotazione (Airbnb, Booking.com e simili) comunichino direttamente i redditi generati dagli host all’Agenzia delle Entrate.

Questo significa che:

• tutti i guadagni saranno automaticamente dichiarati
• devi verificare che i redditi registrati siano corretti e conformi alla tua contabilità.

Nel contesto della dichiarazione trimestrale DAC7, è fondamentale determinare correttamente se l’Online Travel Agency (OTA) agisce come sostituto d’imposta. Se l’OTA riveste il ruolo di sostituto d’imposta, è essenziale indicarlo correttamente nella dichiarazione. Una mancata o errata indicazione può comportare sanzioni amministrative.

Consigliamo di consultare un professionista fiscale per garantire la conformità alle normative vigenti e di usare un software di gestione fiscale o una piattaforma per esportare report completi sui tuoi guadagni, così puoi confrontarli facilmente con i dati inviati dalle piattaforme.

3. Estintori e rilevatori di monossido di carbonio

La sicurezza è una priorità, e dal 2025 diventa obbligatorio dotare gli immobili di:

• estintori portatili a norma
• rilevatori di monossido di carbonio e gas combustibili.

Importante sottolineare che gli estintori devono essere sottoposti a manutenzione semestrale e gestiti da personale formato.

Affidati a un tecnico per installazioni a regola d’arte e pianifica controlli periodici per garantirne l’efficienza.

Mantieni copia dei certificati e caricali su una piattaforma digitale per averli sempre disponibili.

4. Comunicazione degli ospiti alla Questura

Ogni arrivo va comunicato entro 24 ore al Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato (o immediatamente, entro sei ore, per soggiorni di una sola notte).

Automatizza questa procedura con un software dedicato come Wiisy.

Puoi inviare i dati raccolti durante il check-in direttamente al portale Alloggiati Web e conservare le ricevute digitalmente, in caso di controlli da parte delle autorità.

5. Check-in in presenza

Come da recente circolare del Ministero dell’Interno, in conformità ai requisiti previsti dall’art. 109 TULPS, il check-in degli ospiti deve essere effettuato di persona per verificarne l’identità, dunque la corrispondenza tra persone alloggiate e documenti forniti.

Si va, inoltre, verso un utilizzo misurato delle key box o sistemi non presidiati per la consegna delle chiavi.

Organizza soluzioni flessibili per accogliere gli ospiti e verificarne l’identità de visu, in conformità con l’art. 109 TULPS.

Con Wiisy puoi velocizzare i tempi di raccolta dati dei documenti grazie alla scansione rapida tramite smartphone e l’invio automatico alle autorità (P.S. e ISTAT).

6. Check-in online e Self check-in

Anche se la normativa italiana richiede la presenza fisica per il check-in, puoi semplificare il processo raccogliendo i dati prima dell’arrivo con il check-in online, garantendo che sia conforme alle norme di protezione dei dati personali (GDPR).

Invia un link personalizzato ai tuoi ospiti tramite Wiisy così potranno compilare i loro dati in anticipo, lasciandoti solo il compito di verificarli al momento dell’arrivo.

7. Comunicazioni ISTAT

È obbligatorio, per tutti i proprietari e gestori delle strutture ricettive alberghiere ed extralberghiere, comunicare, a fini statistici, i dati relativi alle presenze degli ospiti.

La mancata comunicazione espone l’operatore a possibili sanzioni amministrative.

La raccolta dei dati avviene con la collaborazione degli Uffici di statistica delle Regioni e delle Province autonome. Questi uffici, a loro volta, possono collaborare con altri enti competenti in materia di turismo a livello regionale o provinciale.

Le scadenze possono variare, quindi è importante tenerle monitorate.

Usa un sistema automatizzato come Wiisy per inviare periodicamente i dati e generare report dettagliati, garantendo conformità senza perdite di tempo.

8. Tassa di soggiorno

L’imposta di soggiorno è regolamentata in maniera differente da comune a comune. In Italia è stata introdotta dal Decreto legislativo n. 23 del 14 marzo 2011 “Disposizioni in materia di federalismo fiscale municipale”, che concede ai Comuni la possibilità di istituirlo o meno. E sono gli stessi Comuni a stabilirne le modalità di applicazione.

Qualora sia prevista, è un obbligo e la gestione della tassa di soggiorno è responsabilità del gestore. Le tariffe variano a seconda del Comune e del tipo di struttura. Se omesso il versamento è prevista una sanzione pecuniaria (reato penale).

Wiisy calcola automaticamente l’importo dovuto e ti consente di generare report pronti per la rendicontazione al Comune, rendendo tutto più semplice.

9. Contratto per gli ospiti

Anche per soggiorni brevi, è essenziale stipulare un contratto scritto. Questo documento rappresenta una garanzia sia per il locatore che per l’ospite, fornendo regole chiare e trasparenti. Ma cosa dovrebbe includere un contratto di questo tipo?

• Termini e condizioni del soggiorno: dettagli come la durata, l’importo del canone e le modalità di pagamento sono indispensabili.
• Regole della casa: definire come devono essere usati gli spazi, indicare eventuali divieti (ad esempio, fumo o animali) e sottolineare l’importanza del rispetto del vicinato.
• Responsabilità delle parti: indicare obblighi di manutenzione, gestione di eventuali danni e dettagli sulla cauzione.

Per le locazioni turistiche, a seconda della durata del soggiorno, gli obblighi legati al contratto possono variare:

• soggiorni fino a 30 giorni: per contratti con una durata complessiva di massimo 30 giorni all’anno, non è necessario registrarli presso l’Agenzia delle Entrate.
• soggiorni superiori a 30 giorni: se il contratto supera i 30 giorni, deve essere registrato entro 30 giorni dalla stipula o dalla decorrenza (se precedente). La registrazione prevede il pagamento di un’imposta pari al 2% del canone annuo, con un minimo di 67 euro.

Per evitare problemi o controversie, è consigliabile utilizzare modelli precompilati personalizzabili, da archiviare in formato digitale.

Avere tutto ben organizzato non solo semplifica la gestione quotidiana, ma è anche fondamentale in caso di controlli o dispute.

10. Ottimizza la gestione con strumenti digitali

Rispettare tutti questi obblighi non è solo una questione legale, ma anche un modo per migliorare la tua professionalità e la soddisfazione degli ospiti.

Utilizzando strumenti digitali come Wiisy, puoi:

• automatizzare operazioni complesse come il check-in e le comunicazioni obbligatorie
• archiviare documenti e report in un unico luogo
• risparmiare tempo da dedicare alla cura dell’ospitalità.

Gestione senza stress per il 2025

Prepararsi al 2025 significa adottare un approccio proattivo.

Segui questi consigli, affidati a strumenti tecnologici e resta sempre aggiornato sulle normative.

In questo modo, non solo sarai in regola, ma offrirai anche un servizio impeccabile, consolidando la tua reputazione di host professionale.

Per una gestione senza pensieri, inizia oggi stesso a ottimizzare i tuoi processi.

Ricorda: meno stress per te, più soddisfazione per i tuoi ospiti!