Conservazione documenti per B&B e affitti brevi per evitare sanzioni e gestire la compliance
La gestione di un B&B, di una casa vacanza o di una struttura destinata agli affitti brevi comporta molto più della semplice accoglienza degli ospiti. Un aspetto spesso sottovalutato ma essenziale riguarda la conservazione dei documenti obbligatori, un’attività che tutela il gestore da rischi fiscali, amministrativi e legali.
In questo articolo conoscerai:
- quali documenti conservare e per quanto tempo
- come organizzare un archivio efficiente
- come strumenti digitali come Wiisy semplificano la gestione documentale.
Obblighi di conservazione: il quadro normativo completo
In Italia, la legge prevede che i documenti rilevanti per l’attività ricettiva siano conservati generalmente per 5 anni. Questo termine corrisponde al periodo entro il quale l’Agenzia delle Entrate, i Comuni o la Polizia possono effettuare controlli e accertamenti.
La differenza principale riguarda la natura dell’attività:
➡ Attività imprenditoriale (B&B, case vacanza con SCIA)
È obbligatorio conservare tutta la documentazione prevista dalle normative fiscali e di pubblica sicurezza.
➡ Attività saltuaria (locazioni private)
Gli obblighi sono meno stringenti, ma la conservazione è comunque raccomandata per prevenire problemi in caso di contestazioni.
Mantenere un archivio conforme significa proteggere il proprio business e dimostrare professionalità agli occhi delle autorità. Questo insieme di regole e buone pratiche prende il nome di compliance, termine con cui si indica la capacità di un’attività di operare nel rispetto delle leggi e delle normative vigenti.
Documenti da conservare e tempi minimi
La gestione documentale riguarda diverse categorie di atti e ricevute. Di seguito una breve panoramica con spiegazione e tempistiche.
Ricevute Alloggiati Web
Le ricevute generate dal Portale Alloggiati Web attestano l’avvenuta comunicazione alla Questura degli ospiti, come richiesto dall’art. 109 TULPS. La ricevuta digitale di invio è emessa il giorno successivo all’invio delle segnalazioni ed è un file che l’host deve solamente scaricare e conservare sul proprio PC o su un supporto di memorizzazione esterno (dischi esterni, pen drive, etc.).
Non è richiesto quindi di stamparli. I files contenenti le ricevute devono essere conservati dall’host per 5 anni. Si consiglia di salvare i dati su supporti multipli, così da evitare problematiche nel caso di danneggiamento di un supporto.
→ Tempo di conservazione: 5 anni in formato digitale o stampate.
→ Perché conservarle: in caso di controllo, sono la prova che la comunicazione è avvenuta. La mancata conservazione comporta sanzioni amministrative e può sfociare in responsabilità penali.
SCIA e autorizzazioni
La Segnalazione Certificata di Inizio Attività e le altre autorizzazioni comunali o regionali comprovano la legittimità dell’attività.
→ Tempo di conservazione: permanente per tutta la durata dell’attività.
Dichiarazioni dei redditi e allegati
Comprendono i modelli presentati e i documenti giustificativi (es. fatture per detrazioni).
→ Tempo di conservazione: fino al 31 dicembre del 5° anno successivo alla presentazione.
Fatture e bollette
Include forniture di luce, gas, internet, acqua, ecc.
→ Tempo di conservazione: 5 anni dalla data di emissione o pagamento.
Ricevute affitti e spese condominiali
Fondamentali per difendersi da contestazioni su pagamenti.
→ Tempo di conservazione: 5 anni.
Contratti e polizze assicurative
→ Tempo di conservazione: almeno 5 anni dopo la scadenza o cessazione.
Documentazione imposta di soggiorno
Ricevute rilasciate agli ospiti, eventuali dichiarazioni di esenzione, versamenti al Comune e Modello 21.
→ Tempo di conservazione: 5 anni.
→ Motivo: dimostrare la corretta riscossione e il versamento al Comune.
Un archivio completo riduce il rischio di sanzioni e facilita la gestione delle verifiche.
Il check-in in 30 secondi:
prova gratis per 1 mese Wiisy
Conservazione cartacea vs elettronica
Non tutti i documenti devono essere stampati:
- Ricevute Alloggiati Web: in formato digitale, presentano una firma digitale con un QR code, fornito dalla Polizia di Stato, che ne attesta l’avvenuta trasmissione dei dati e l’autenticità. Non vengono più emesse ricevute cartacee ma, per chi lo preferisce, possono essere stampate e conservate anche in forma cartacea.
- Fatture, bollette, dichiarazioni: possono essere conservate su carta o in archivi elettronici.
- Attenzione alla privacy: archiviare su dispositivi non sicuri espone a rischi di violazione GDPR.
Errori comuni nella gestione documentale
Molti gestori cadono in errori che possono costare caro. Ecco i più frequenti:
- Mancato download delle ricevute Alloggiati Web entro 30 giorni (rischio sanzioni).
- Invio schedine alloggiati in ritardo o mancato invio (violazione art. 109 TULPS).
- Archivi disorganizzati o incompleti (difficoltà a rispondere ai controlli).
- Backup assenti (perdita dei dati in caso di guasto o furto).
Un archivio ben gestito è la migliore assicurazione contro contestazioni e sanzioni.
Come costruire un archivio documentale efficiente
La chiave è organizzare e aggiornare l’archivio in modo costante e strutturato. Anche per chi gestisce poche unità, una buona organizzazione digitale riduce il rischio di smarrimenti e sanzioni.
➡ Prevedi cartelle digitali ordinate per anno, struttura e tipologia di documento (es. ricevute Alloggiati, comunicazioni ISTAT, tassa di soggiorno, privacy, ecc.).
➡ Esegui copie di sicurezza regolari su supporti esterni (es. hard disk USB) o in cloud (es. Google Drive): non si tratta solo di duplicare i file, ma di conservarli in ambienti separati dal dispositivo principale, così da proteggerli da guasti, furti o cancellazioni accidentali.
➡ Verifica almeno una volta all’anno la completezza e leggibilità della documentazione.
➡ Automatizza la gestione delle ricevute Alloggiati e dei documenti di compliance con strumenti come Wiisy, che archivia in modo ordinato e accessibile tutti i documenti obbligatori, pronti per eventuali controlli.
Automazione e il contributo di Wiisy
La piattaforma Wiisy semplifica la gestione delle ricevute del Portale Alloggiati Web:
- Scaricamento automatico delle ricevute entro 24 ore dal check-in.
- Conservazione su server sicuri e conformi GDPR.
- Accessibilità garantita per tutto il periodo di attivazione dell’abbonamento. In caso di disdetta o di mancato rinnovo l’accesso ai dati sarà garantito per un ulteriore anno.
Con Wiisy la conservazione documentale smette di essere un rischio e diventa un processo semplice e sicuro.
Il check-in in 30 secondi:
prova gratis per 1 mese Wiisy
FAQ
Devo stampare le ricevute Alloggiati Web?
La legge non richiede espressamente la stampa, ma solo la conservazione dei documenti che attestano l’avvenuto invio.
Cosa succede se non conservo le ricevute Alloggiati?
Rischi sanzioni e, nei casi più gravi, responsabilità penale per mancata comunicazione ospiti.
Come si calcola la tassa di soggiorno?
Dipende dal regolamento comunale. In molti Comuni italiani, la tassa di soggiorno si calcola moltiplicando una tariffa fissa per il numero di notti e di ospiti. Tuttavia, non esiste una formula unica valida per tutti: alcuni Comuni adottano sistemi alternativi, come l’applicazione di una percentuale sul prezzo del soggiorno (es. Bologna) oppure importi differenziati in base alla tipologia della struttura o alla stagionalità.Inoltre, spesso sono previste esenzioni (es. bambini sotto una certa età, residenti, persone con disabilità, lavoratori in trasferta, ecc.) e limiti massimi di applicazione (es. solo per le prime 5 notti). Verifica sempre il regolamento del tuo Comune per applicare correttamente la tassa. Leggi la nostra Guida completa per i gestori di strutture ricettive.
Cosa fare se perdo una ricevuta Alloggiati?
Non puoi più recuperarla dal portale dopo 30 giorni: usa un sistema automatico per evitarlo.
Posso conservare tutto in cloud?
Sì, purché i server siano sicuri e conformi al GDPR.
Glossario essenziale
→ Schedine Alloggiati: dati ospiti da comunicare alla Questura attraverso il Portale Alloggiati Web.
→ SCIA: Segnalazione Certificata di Inizio Attività.
→ CIN: Codice Identificativo Nazionale per affitti brevi.
→ Modello 21: dichiarazione dell’imposta di soggiorno al Comune.
→ Archiviazione elettronica certificata: conservazione digitale con valore legale.
→ Compliance – Termine inglese usato per indicare l’insieme delle attività e dei comportamenti che assicurano il rispetto delle leggi, delle norme e dei regolamenti applicabili all’attività. Nel caso delle strutture ricettive significa essere in regola con gli obblighi fiscali, amministrativi, di pubblica sicurezza e privacy.
Checklist per la compliance documentale
▢ Ricevute Alloggiati Web archiviate digitalmente per 5 anni
▢ SCIA e autorizzazioni conservate in modo permanente
▢ Dichiarazioni fiscali e allegati conservati 5 anni
▢ Fatture e bollette archiviate 5 anni
▢ Ricevute affitti e spese condominiali archiviate 5 anni
▢ Contratti e polizze conservati 5 anni dopo scadenza
▢ Documenti imposta di soggiorno conservati 5 anni
▢ Archivio digitale ordinato
▢ Uso di un sistema come Wiisy per ricevute Alloggiati.
Archivia oggi, dormi sonni tranquilli domani
Conservare correttamente i documenti non è solo un dovere legale, ma un investimento nella sicurezza della tua attività. Strumenti come Wiisy aiutano a semplificare e automatizzare questo compito, liberandoti da preoccupazioni e rischi.
👉 Prova Wiisy gratis per 30 giorni e rendi la tua gestione documentale più semplice e sicura!
Il check-in in 30 secondi:
prova gratis per 1 mese Wiisy
