Gestione smart degli affitti brevi: perché co-host e check-in digitale fanno la differenza
Gestire una locazione turistica è un’opportunità di business redditizia, ma anche un’attività che richiede tempo e attenzione.
Tra la gestione delle prenotazioni, la comunicazione con gli ospiti e l’accoglienza, gli Host e i Property Manager si trovano spesso a dover affrontare un carico di lavoro impegnativo, soprattutto quando gestiscono più appartamenti o operano in località diverse.
Due figure possono fare la differenza nel semplificare la gestione: il co-host e il check-in manager.
E con il supporto di una soluzione digitale per il check-in, è possibile ottimizzare il processo, risparmiare tempo e migliorare l’esperienza degli ospiti.
Co-host e Check-in manager: chi sono e come possono aiutarti?
Se sei un Host o un Property Manager, probabilmente ti sei già chiesto: “meglio fare tutto da solo o delegare parte della gestione?”
Gestire un affitto breve può essere davvero impegnativo, soprattutto quando si ha poco tempo a disposizione o si vive lontano dalla proprietà.
Ecco le due figure professionali che possono aiutarti a risparmiare tempo e migliorare il servizio:
Co-host: l’alleato perfetto per la gestione operativa
Un co-host è molto più di un semplice aiuto: è il partner che ti permette di vivere la gestione della tua casa vacanza con serenità.
È la persona che si prende cura delle piccole e grandi cose di ogni giorno, come rispondere ai messaggi degli ospiti, organizzare le prenotazioni, coordinare pulizie e manutenzioni, e risolvere rapidamente qualsiasi imprevisto.
Grazie alla presenza di un co-host, puoi liberarti dallo stress quotidiano della gestione e dedicarti ad altre attività, sapendo che la tua proprietà e gli ospiti sono sempre in buone mani.
Il risultato? Meno pensieri per te, più soddisfazione per chi soggiorna, e la certezza di mantenere un’accoglienza sempre di alto livello.
Check-in manager: professionisti dell’ospitalità
Il check-in manager non è solo la persona che accoglie gli ospiti al loro arrivo: è un professionista dell’ospitalità che unisce competenza, empatia e senso di responsabilità per rendere ogni soggiorno piacevole e memorabile.
È il primo punto di contatto con gli ospiti, gestisce con cura il check-in e il check-out, e rimane sempre disponibile per rispondere a domande o soddisfare eventuali richieste.
Qualche giorno prima dell’arrivo degli ospiti, si mette in contatto con loro per confermare tutti i dettagli del soggiorno e fornire informazioni utili.
Oltre a fornire informazioni utili sull’alloggio e sulle regole della casa, spesso il check-in manager è anche una persona del luogo che può dare agli ospiti consigli pratici su itinerari, ristoranti tipici e attrazioni locali, arricchendo così la loro esperienza turistica.
Il suo ruolo include anche la supervisione accurata della struttura dopo ogni check-out, assicurandosi che tutto sia in ordine e perfettamente pulito, pronto ad accogliere i prossimi ospiti.
Il check-in manager è una figura flessibile, competente e multilingue, il cui obiettivo principale è offrire un’accoglienza impeccabile, in grado di trasformare ogni soggiorno in un’esperienza che lascia davvero il segno!
Il check-in manager: un professionista in movimento
Il check-in manager è una figura professionale emergente nel settore degli affitti brevi, diventata sempre più centrale nella gestione delle locazioni turistiche, specialmente in città con un elevato flusso di visitatori come Venezia, Firenze, Roma e Milano.
Il check-in manager è un punto di riferimento tra il ruolo di receptionist e quello di coordinatore logistico. Sempre in movimento, si assicura che l’arrivo degli ospiti avvenga in modo fluido e senza inconvenienti. Le principali responsabilità di un check-in manager includono:
- Accogliere gli ospiti al loro arrivo, verificando i documenti e registrandoli secondo la normativa vigente
- Illustrare le principali regole della casa e fornire dettagli su connessione Wi-Fi e altri servizi.
- Consigliare ristoranti, gelaterie, negozi locali e luoghi d’interesse, dai musei alle attrazioni turistiche più iconiche.
- Gestire la tassa di soggiorno
- Monitorare lo stato dell’appartamento durante i check-out, segnalando eventuali problemi all’Host, al Co-host o al Property Manager.
Un check-in dura circa 15, 20 minuti, ma può variare in base alle esigenze degli ospiti e alla complessità della registrazione.
Ad esempio, una famiglia con bambini potrebbe richiedere più tempo per spiegazioni su spazi e servizi dedicati.
Oppure, un ospite business potrebbe preferire un check-in rapido ed essenziale.
Pensiamo ai turisti stranieri, che potrebbero aver bisogno di indicazioni dettagliate su trasporti, regole della casa e consigli su cosa visitare.
Per non parlare dei gruppi numerosi che possono rendere il processo più lungo, soprattutto se occorre registrare più documenti.
O, ancora, ospiti con esigenze particolari, come persone con disabilità, potrebbero necessitare di un’accoglienza personalizzata.
Arrivi in tarda notte o con self check-in assistito potrebbero richiedere più tempo per spiegare il funzionamento di accessi e dispositivi digitali.
Nei periodi di alta stagione, un check-in manager può gestire fino a 15-20 check-in al giorno, a seconda della logistica e della distanza tra le strutture, oltre ai check-out e ai sopralluoghi per verificare lo stato degli alloggi.
Affidarsi a un co-host e a un check-in manager ha tantissimi vantaggi
Partiamo dal fatto che queste due figure possono lavorare insieme ma hanno compiti diversi tra loro.
Un property manager può decidere se avvalersi dell’una o dell’altra risorsa o di entrambe.
Sta di fatto che la scelta di farsi supportare libera i proprietari da un sacco di impegni e preoccupazioni, lasciando loro più tempo.
Poi c’è da dire che un’accoglienza calorosa e una gestione impeccabile fanno aumentare la soddisfazione degli ospiti, portando a recensioni migliori e, di conseguenza, più prenotazioni.
Senza dimenticare che tutto viene gestito in modo professionale, nel pieno rispetto delle normative.
Insomma, avere un co-host e un check-in manager al proprio fianco significa trasformare la gestione di un affitto breve in un’esperienza semplice, piacevole e, soprattutto, redditizia.
Gli ospiti saranno felici, i proprietari più sereni e il successo sarà assicurato.
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Le differenze tra un co-host e il check-in manager
Un co-host è un collaboratore che aiuta il proprietario di un alloggio a gestire vari aspetti della locazione a breve termine.
Le sue mansioni possono comprendere anche la gestione delle prenotazioni, la comunicazione con gli ospiti, la gestione delle pulizie e la manutenzione, nonché il monitoraggio delle recensioni e delle richieste degli ospiti.
Il co-host ha un accesso più ampio alla gestione di una casa vacanza e può svolgere compiti amministrativi oltre che operativi.
Un check-in manager è una figura specializzata esclusivamente nell’accoglienza degli ospiti al momento del loro arrivo.
Si occupa principalmente della consegna delle chiavi, della spiegazione delle regole della casa, dell’illustrazione delle caratteristiche dell’alloggio e della verifica dell’identità degli ospiti.
A differenza del co-host, il check-in manager non gestisce l’intera esperienza degli ospiti ma si concentra solo sul processo di check-in, garantendo un arrivo (e una partenza) senza problemi.
Il problema della burocrazia nei check-in delle locazioni turistiche
Oltre alla gestione operativa, c’è un altro aspetto che spesso crea problemi a Host e Property Manager: la burocrazia del check-in.
Tra documenti da controllare, dati da inviare alle autorità e flussi di lavoro sempre più complessi, il rischio è di perdersi tra mille scartoffie e procedure complicate.
Se gestisci una o più proprietà, sai bene quanto tempo richiede la registrazione degli ospiti e l’invio dei dati agli enti preposti:
- Controllare i documenti
- Trasmettere i dati al Portale Alloggiati della Polizia
- Inviare le presenze all’ISTAT
- Calcolare e gestire la tassa di soggiorno
Queste attività, se svolte manualmente, richiedono tempo e possono portare a errori e, di conseguenza, a possibili sanzioni.
Ed ecco che entra in gioco Wiisy, il software per il check-in digitale pensato per Host, Property Manager, co-host e check-in manager, che trasforma la gestione dei check-in in un processo rapido, sicuro e senza sforzo.
Wiisy: il check-in digitale per Host e Property Manager
Immagina questa situazione: hai una rete di check-in manager e collaboratori che gestiscono più strutture per te. Devi assicurarti che ogni check-in avvenga in modo efficiente, rapido e in regola con la normativa
Immagina di poter scansionare i documenti degli ospiti in pochi secondi, con un’acquisizione automatica dei dati, senza bisogno di trascriverli a mano.
Con Wiisy, puoi scansionare i documenti d’identità degli ospiti direttamente con il tuo smartphone, acquisendo automaticamente tutti i dati necessari grazie alla lettura MRZ e all’intelligenza artificiale.
Niente più errori, niente più attese: in meno di 30 secondi, tutti i dati vengono elaborati e il sistema trasmette automaticamente le schedine al Portale Alloggiati Web, invia i dati statistici all’ISTAT e calcola automaticamente l’imposta di soggiorno.
Ma non è solo una questione di velocità.
Con Wiisy hai il pieno controllo della gestione dei check-in, ovunque tu sia.
L’App Wiisy è perfetta per chi gestisce più strutture o coordina una rete di collaboratori, perché centralizza tutto in un’unica dashboard accessibile da qualsiasi dispositivo.
Puoi assegnare ruoli specifici ai tuoi collaboratori, monitorare lo stato dei check-in in tempo reale e ricevere notifiche direttamente sulla piattaforma.
È come avere un ufficio sempre con te, senza affanno e senza complicazioni.
E poi c’è la flessibilità.
Wiisy si adatta al tuo modo di lavorare: puoi usarlo per il check-in in presenza, o per il check-in online con accesso remoto.
Inoltre, si integra perfettamente con le serrature elettroniche e i sistemi di gestione delle prenotazioni (PMS), rendendo tutto ancora più semplice e automatizzato.
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Tutto diventa più semplice
Avere uno strumento come Wiisy, in un settore in cui il tempo è prezioso e la burocrazia può diventare un incubo, significa trasformare un compito noioso e stressante in un processo veloce, sicuro e perfettamente organizzato.
Con un carico di lavoro così intenso e la necessità di rispettare normative precise, disporre di strumenti digitali come Wiisy può fare la differenza.
Per i co-host e i check-in manager, è un vero game changer: più efficienza, meno complicazioni e più tempo da dedicare all’accoglienza degli ospiti, che è poi ciò che conta davvero:
-
- Scansiona i documenti degli ospiti in pochi secondi direttamente dallo smartphone
- Invia i dati al Portale Alloggiati automaticamente, senza errori
- Scarica automaticamente le ricevute Alloggiati e le archivia per un accesso sempre a portata di mano
- Registra automaticamente le presenze all’ISTAT e calcola la tassa di soggiorno
- Gestisci tutto da un’unica dashboard centralizzata, accessibile ovunque grazie alla tecnologia cloud.
Ed è ideale per:
-
- Host con una o più proprietà che vogliono semplificare la burocrazia
- Property Manager che gestiscono un portafoglio di appartamenti e devono coordinare più checkinisti
- Aziende di co-hosting e servizi di check-in professionali.
Inoltre, Wiisy si adatta alle esigenze di ogni struttura, permettendo di gestire:
- Check-in in presenza, online o self check-in
- Notifiche in tempo reale e assegnazione dei ruoli ai collaboratori.
Automatizzare il processo di registrazione e trasmissione dati consente ai co-host e check-in manager di risparmiare tempo, ridurre il rischio di errori e concentrarsi su ciò che conta davvero: offrire un’esperienza di accoglienza eccellente.
Se vuoi risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare la gestione della tua locazione turistica, Wiisy è la soluzione perfetta per te.
