Guida alla Legalità e alla gestione del Self Check-in nel settore Extra-Alberghiero: Lezioni dal Webinar di ALBAA

Guida alla Legalità e alla gestione del Self Check-in nel settore Extra-Alberghiero: Lezioni dal Webinar di ALBAA

Il self check-in e il quadro normativo

Cos’è il self check-in?

ll self check-in è un processo che permette agli ospiti di accedere autonomamente alla struttura senza interagire direttamente con il personale.

Questo avviene tramite strumenti tecnologici come smart lock, keybox, codici digitali o riconoscimento biometrico.

Tuttavia, in Italia, la normativa richiede la verifica dell’identità degli ospiti, un aspetto che solleva importanti questioni normative.

Il punto di vista delle autorità

Durante il webinar, la polizia locale e la Questura hanno chiarito che l’identificazione degli ospiti deve avvenire de visu, ovvero di persona, per garantire la sicurezza e prevenire il rischio di illegalità, come ingressi non registrati o usi impropri degli alloggi.

È stato ribadito che, per contrastare possibili fenomeni di criminalità e irregolarità amministrative, la presenza fisica dell’ospite al momento del check-in rimane una prassi preferibile, sebbene le nuove tecnologie possano agevolare il processo di registrazione.

Secondo le recenti circolari del Ministero dell’Interno, il self check-in non è vietato, ma non può sostituire la verifica dell’identità effettuata da un responsabile della struttura.

Questo significa che, anche se un ospite può accedere autonomamente all’alloggio, la sua identificazione formale deve avvenire con metodi riconosciuti dalle autorità competenti.

Metodi di identificazione riconosciuti oggi dalle autorità

1. Identificazione di persona al check-in
   • L’ospite esibisce un documento d’identità valido al gestore o al personale della struttura.
2. Registrazione con scansione e verifica del documento d’identità
   • Il gestore effettua una scansione del documento e ne verifica l’autenticità confrontandolo con l’ospite presente.
3. Registrazione tramite personale autorizzato
   • L’identificazione può essere delegata a una reception centralizzata o a un servizio di verifica autorizzato.

La video-verifica in tempo reale è un’opzione al momento con limitazioni: in alcuni casi, l’ospite può mostrare il proprio documento tramite videochiamata con un operatore qualificato, che ne verifica l’autenticità. Tuttavia, le autorità richiedono un controllo de visu successivo per confermare l’identità.

La firma digitale con certificazione d’identità è un’opzione in fase di valutazione normativa. Alcuni strumenti di firma digitale avanzata potrebbero essere utilizzati per garantire l’identificazione dell’ospite, purché conformi alla normativa vigente.

Soluzioni operative per la verifica dell’identità nel self check-in

Durante il webinar sono emerse e sono state suggerite alcune soluzioni pratiche per integrare il Self Check-in garantendo il rispetto delle normative:

• Verifica dell’identità il mattino successivo: una delle strategie più discusse è la possibilità di consentire agli ospiti l’accesso in autonomia e verificare fisicamente i documenti d’identità il giorno seguente, a condizione che ciò avvenga entro le tempistiche previste per la comunicazione al Portale Alloggiati.
• Video-verifica in tempo reale: l’ospite effettua il Self Check-in registrandosi tramite una videochiamata con un operatore che verifica il documento d’identità prima di concedere l’accesso definitivo.
• Scanner OCR e riconoscimento biometrico: i documenti d’identità possono essere scansionati e confrontati con l’immagine dell’ospite per garantire la corrispondenza. Tuttavia, questa soluzione deve essere accompagnata da una verifica de visu successiva.
• Firma digitale con certificazione di identità: alcuni strumenti permettono di certificare l’identità dell’ospite tramite firma digitale avanzata, garantendo un maggiore livello di sicurezza.
• Delegare la verifica a un operatore autorizzato: in alternativa, la registrazione può essere affidata a un servizio di reception virtuale o a personale qualificato che si occupi della gestione dell’accoglienza a distanza.

L’uso delle keybox e la conformità normativa

Le keybox sono dispositivi spesso impiegati nel Self Check-in per consentire agli ospiti di ritirare autonomamente le chiavi fisiche dell’alloggio. Durante il webinar, le autorità hanno evidenziato che il loro utilizzo, pur essendo diffuso, deve rispettare determinati criteri per non violare le normative vigenti.

Cosa è emerso dal webinar sulle keybox

• Non sostituiscono la verifica dell’identità: le autorità hanno ribadito che il solo utilizzo di una keybox per l’accesso non è sufficiente per considerare l’identificazione dell’ospite avvenuta regolarmente.
• Abbinamento con sistemi di identificazione: è consigliato integrare l’uso delle keybox con una delle soluzioni di verifica dell’identità suggerite per il self check-in, come videochiamate o verifica successiva de visu.
• Riservatezza dei codici di accesso: è fondamentale aggiornare regolarmente i codici delle keybox per evitare utilizzi impropri o non autorizzati.
• Ubicazione sicura: le keybox devono essere posizionate in luoghi che non siano facilmente accessibili da persone non autorizzate.
• Tracciabilità degli accessi: l’uso di keybox smart, che registrano ogni apertura e chiusura, può fornire un ulteriore livello di sicurezza e controllo.

Controlli e responsabilità

Obblighi di registrazione e Portale Alloggiati

Uno degli aspetti più discussi durante il webinar è stato l’obbligo di registrazione degli ospiti sul Portale Alloggiati della Questura. La normativa stabilisce che ogni ospite debba essere segnalato:

• Entro 6 ore dall’arrivo per soggiorni inferiori alle 24 ore.
• Entro 24 ore dall’arrivo per soggiorni più lunghi.

Questi obblighi si applicano indipendentemente dal metodo di check-in utilizzato, che sia fisico o automatico. La mancata registrazione può comportare sanzioni amministrative e, nei casi più gravi, la sospensione dell’attività.

Chi è responsabile in caso di violazioni?

Se un ospite accede alla struttura senza essere identificato correttamente, la responsabilità ricade sul gestore. Anche se si utilizzano strumenti tecnologici avanzati, il titolare dell’attività deve garantire che la registrazione sia conforme alla legge.

Le forze dell’ordine hanno chiarito che i controlli saranno intensificati nei prossimi mesi, con verifiche più rigorose nei confronti delle strutture che offrono Self Check-in senza una gestione adeguata della registrazione degli ospiti.

Self Check-in e innovazione: le opportunità

Nonostante le sfide normative, il self check-in rappresenta un’enorme opportunità per gli operatori. Alcuni vantaggi includono:

• Migliore esperienza per gli ospiti: riduzione dei tempi di attesa e maggiore autonomia.
• Efficienza operativa: eliminazione dei costi per il personale addetto al check-in fisico.
• Miglior gestione della sicurezza: tracciabilità digitale degli accessi e riduzione del rischio di errori umani.
• Integrazione con sistemi di smart hospitality: possibilità di offrire servizi aggiuntivi agli ospiti, come accesso automatico a zone riservate o controllo personalizzato della domotica della struttura.

Prossimi passi

Come adeguarsi alle normative per evitare sanzioni

Per adottare un sistema di self check-in conforme, gli operatori devono:

• Integrare la verifica dell’identità in modo conforme alle indicazioni delle autorità.
• Garantire la comunicazione tempestiva degli ospiti tramite il Portale Alloggiati.
• Utilizzare tecnologie certificate e affidabili per la gestione degli accessi.
• Applicare soluzioni ibride che prevedano una verifica fisica successiva o l’uso di strumenti di riconoscimento certificati.

Queste le principali indicazioni risultanti dal webinar di A.L.B.A.A., che ha offerto agli operatori extra-alberghieri un momento di confronto e formazione utile per affrontare la regolamentazione del Self Check-in e sfruttare al meglio le potenzialità.

Nel corso del webinar sono stati trattati anche i seguenti temi:

• La distinzione tra gestione imprenditoriale e non imprenditoriale
• Aspetti fiscali e l’impatto della cedolare secca
• Il ruolo della Polizia Locale e della Guardia di Finanza nei controlli
• Polizze assicurative e gestione dei rischi
• Il Codice Identificativo Nazionale (CIN) e i nuovi obblighi normativi.

Per chi fosse interessato a rivedere l’intero webinar il link è https://www.youtube.com/live/lFmxdP4Snck

Futuro del self check-in

Incontro al Viminale e nuove direttive attese entro Pasqua

Il 20 marzo scorso, al Viminale, si è tenuto, inoltre, un importante incontro tra il ministro Piantedosi e le principali associazioni di categoria del settore degli affitti brevi, come AIGAB, Fiaip e Confedilizia, insieme a piattaforme come Airbnb, Booking ed Expedia.

L’obiettivo era discutere l’identificazione a distanza, degli ospiti nelle strutture ricettive, attraverso strumenti tecnologici oggi a disposizione sul mercato, tema già affrontato in un incontro precedente il 23 dicembre.

Il Viminale ha annunciato che entro Pasqua verrà emanata una nuova Circolare che integrerà quella del 18 novembre.

→ La nuova regolamentazione introdurrà strumenti tecnologici di diversa complessità:

• i gestori professionali potranno utilizzare sistemi avanzati;
• i privati che gestiscono autonomamente le loro proprietà potranno optare per soluzioni più semplici e accessibili.

L’obiettivo è garantire un uso corretto delle tecnologie disponibili, in vista dei ponti di primavera e delle imminenti vacanze pasquali.

Le associazioni di categoria, dunque, stanno lavorando per ottenere maggiore chiarezza e flessibilità nella normativa. Nel frattempo, le soluzioni tecnologiche possono aiutare i gestori ad operare in sicurezza, bilanciando innovazione e conformità legale.

Il Self Check-in, se gestito correttamente, può rappresentare una risorsa strategica per il settore extra-alberghiero, consentendo una gestione più moderna ed efficiente senza compromettere la sicurezza e la legalità.