Chiarimenti ministeriali sui check-in nelle strutture ricettive
Con l’intensificarsi delle locazioni brevi in Italia, soprattutto in vista di eventi rilevanti come il Giubileo della Chiesa Cattolica del 2025, il Ministero dell’Interno ha ribadito la necessità di garantire la sicurezza pubblica attraverso una regolamentazione rigorosa delle procedure di identificazione degli ospiti nelle strutture ricettive.
L’obiettivo è prevenire potenziali rischi legati alla presenza di persone pericolose o connessi ad attività illecite.
Vediamo quindi quali sono le principali disposizioni normative in merito.
Normativa di riferimento: obblighi per i gestori delle strutture ricettive
L’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS) stabilisce che i gestori di tutte le strutture ricettive (incluse le marine resort) oltre ai locatori che gestiscono attraverso piattaforme come Home Exachange – sono tenuti a ospitare esclusivamente persone munite di un documento idoneo ad attestarne l’identità.
Inoltre, è obbligatorio comunicare le generalità degli ospiti alla Questura territorialmente competente, entro 24 ore dall’arrivo per soggiorni superiori a una notte o entro sei ore per soggiorni di una sola notte.
Con l’introduzione dell’art. 19-bis del Decreto Legge del 2018 n. 113, convertito in legge n. 132 del 2018, questi obblighi sono stati estesi anche ai locatori o sublocatori di immobili con contratti di durata inferiore ai 30 giorni.
Questo obbligo è volto a garantire che l’Autorità di Pubblica Sicurezza abbia sempre una panoramica aggiornata degli ospiti, per evitare che persone ricercate o sospette possano nascondersi in strutture ricettive.
Check-in in presenza e riconoscimento de visu
Dai documenti ufficiali emerge chiaramente che la modalità di check-in in presenza garantisce una conformità ai requisiti previsti dall’art. 109 TULPS.
In particolare, il Ministero dell’Interno sottolinea che la verifica dell’identità deve essere effettuata di persona, attraverso la verifica della corrispondenza tra i dati riportati sul documento di identità e il suo portatore.
La verifica è necessaria per garantire l’accuratezza dei dati che vengono successivamente inseriti nel portale Alloggiati Web e comunicati alle autorità di sicurezza.
Self-check-in e check-in online come effettuarli per rispettare la normativa
Le procedure di check-in online abbinata alla procedura di riconoscimento de visu della corrispondenza tra persone alloggiate e documenti forniti può essere un mezzo utile allo snellimento delle pratiche di accoglienza e di trasmissione automatica dei dati. Si evince infatti dalla normativa che: “è altresì possibile avvalersi della pratica di check-in online, che consente agli ospiti di comunicare i propri dati prima di giungere in struttura. Tale modalità organizzativa, tuttavia, non esclude che, al momento dell’arrivo, il gestore o un suo incaricato sia tenuto comunque a identificare il cliente attraverso la verifica del documento di identità esibito.”
È infatti evidente dai documenti ministeriali che il solo utilizzo del check-in online, senza la successiva verifica dell’identità degli ospiti de visu non soddisfa i requisiti dell’art 109.
Anche il self check-in può essere ritenuto strumento idoneo all’accesso alla struttura ricettiva, purché sia seguito dal riconoscimento de visu, quindi può essere considerato come appoggio alle attività di check-in ma non sostitutivo alla presenza del gestore della struttura ricettiva.
Wiisy: soluzioni per tutte le tipologie di check-in
Wiisy è una piattaforma che consente di gestire tutte le tipologie di check-in, garantendo al contempo la piena conformità con gli adempimenti amministrativi previsti dalla normativa vigente.
Utilizzando Wiisy, i gestori possono offrire un’esperienza di check-in personalizzata che include sia la possibilità di richiedere le generalità dei documenti tramite check-in online sia il check-in in presenza – attraverso la scansione dei documenti di identità e l’invio automatico al portale Alloggiati – così da agevolare il rispetto della normativa vigente.
Nel dettaglio, Wiisy dà la possibilità di fare il check-in online e il self check-in ma questo non solleva il gestore dalla responsabilità di effettuare tutte le verifiche in presenza e nei tempi prestabiliti che la legge richiede.
Wiisy, dunque, è uno strumento totalmente conforme alle regole e rappresenta una soluzione pratica ed efficace per conciliare le esigenze operative delle strutture ricettive con gli obblighi di legge.
Wiisy, infatti, è uno software collegato direttamente al portale Alloggiati Web, secondo le metodologie rilasciate dallo stesso portale.
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Conseguenze per chi non rispetta le regole
I gestori di strutture ricettive che non rispettano queste disposizioni possono incorrere in sanzioni amministrative e, in alcuni casi, anche penali.
La normativa è chiara nel sottolineare che le esigenze di sicurezza pubblica prevalgono sulle praticità organizzative adottate da alcune strutture.
La verifica de visu della corrispondenza tra documenti di identità e ospiti è un obbligo in conformità all’art. 109 delTULPS.
Raccomandazioni per i gestori
- Verifica dell’identità in presenza: al momento dell’arrivo o nelle successive ore indicate del decreto, verificare di persona che il documento di identità corrisponda all’ospite, prima che siano inviati alla Questura.
- Comunicazione dei dati alla Questura: inviare le generalità degli ospiti al portale Alloggiati Web, anche attraverso Wiisy, visto che è possibile farlo e nelle tempistiche indicate dal portale stesso.
Avviso sul portale Alloggiati
In questi giorni, sul portale Alloggiati Web appare un avviso che ribadisce “l’obbligo per i gestori di strutture ricettive di ogni genere di comunicare le generalità degli alloggiati rilevate dalla carta di identità o altro documento di identificazione.”
Non sono consentite forme di check-in a distanza o da remoto tramite strumenti telematici, elettronici o piattaforme social.
Le generalità devono essere rilevate sul posto e poi comunicate tramite il portale secondo le modalità previste dal Decreto del Ministro dell’Interno del 7 gennaio 2013, come modificato dal Decreto del 16 settembre 2021.
In ottemperanza alla circolare ministeriale il portale Alloggiati ha adottato una informativa per evidenziare come sia indispensabile quanto da noi appena descritto, ovvero che le sole forme di check-in a distanza non siano sufficienti a garantire il rispetto dell’articolo 109 TULPS e come queste debbano essere necessariamente legate a un riconoscimento de visu degli ospiti.
Come evidenziato nell’avviso (decreto del 16 settembre 2021) le modalità di trasmissione dei dati al portale Alloggiati possono essere affidate a software terzi come Wiisy.
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