Videochiamata, videocitofono, QR Code, riconoscimento biometrico, smart lock e keybox non svolgono la stessa funzione. Vediamo cosa richiede la normativa e come organizzare un self check-in sicuro e automatizzato.
Il self check-in non è stato vietato.
La sentenza n. 9101/2025 del Consiglio di Stato ha però chiarito che non è sufficiente acquisire online il documento dell’ospite e inviargli un codice per accedere autonomamente all’alloggio, senza verificarne l’identità.
Il controllo non deve necessariamente avvenire con il gestore fisicamente presente. Può essere effettuato anche attraverso strumenti tecnologici che consentano di verificare, de visu e hic et nunc, che la persona arrivata presso la struttura corrisponda al titolare del documento.
Cosa richiede la normativa sull’identificazione degli ospiti
L’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza stabilisce che alberghi, strutture ricettive, case e appartamenti per vacanze, affittacamere e locazioni inferiori a trenta giorni possono dare alloggio esclusivamente a persone munite di un documento idoneo ad attestarne l’identità.
Il gestore deve inoltre comunicare alla Questura le generalità degli ospiti entro 24 ore dall’arrivo oppure entro 6 ore quando il soggiorno non supera le 24 ore.
Secondo il Consiglio di Stato, questi obblighi presuppongono la verifica della corrispondenza tra la persona ospitata e la fotografia presente sul documento. La sola trasmissione telematica del documento non consente di accertare chi sia effettivamente entrato nell’alloggio.
Abbiamo già approfondito la circolare ministeriale e la sentenza del Consiglio di Stato nel nostro articolo dedicato a self check-in e identificazione degli ospiti. Qui ci concentriamo invece sugli strumenti concretamente utilizzabili.
“De visu” non significa necessariamente in presenza
La verifica deve comprendere un controllo visivo della corrispondenza tra l’ospite e il documento, ma non deve necessariamente essere svolta dal gestore in presenza.
Può avvenire attraverso dispositivi di videocollegamento predisposti all’ingresso, purché permettano di accertare, nel luogo e nel momento dell’accesso, che la persona presente sia quella identificata.
Il Consiglio di Stato cita, tra i possibili esempi, lo spioncino digitale e un sistema basato su QR Code in grado di produrre un fermo immagine.
La sentenza non vieta quindi l’utilizzo della tecnologia. Considera invece insufficiente la procedura nella quale il gestore acquisisce il documento e comunica il codice di una porta o di una keybox senza effettuare alcun controllo visivo.
Quali strumenti possono essere utilizzati?
Non esiste un elenco ufficiale di tecnologie automaticamente conformi. Ciò che conta è il processo: lo strumento adottato deve consentire una verifica effettiva, visiva e contestuale dell’identità dell’ospite.
Check-in in presenza
È la modalità tradizionale. Il gestore, un collaboratore o un soggetto incaricato incontra l’ospite, controlla il documento e verifica direttamente la corrispondenza con la persona presente.
I dati devono comunque essere comunicati tramite Alloggiati Web e trattati nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.
Videocollegamento, videocitofono e spioncino digitale
Un sistema di videocollegamento può supportare l’identificazione quando:
- viene utilizzato in tempo reale;
- permette di vedere chiaramente il volto dell’ospite;
- consente il confronto con il documento;
- viene attivato all’ingresso o nell’immediatezza dell’accesso;
- precede la comunicazione del codice o l’apertura della porta.
Una videochiamata effettuata mentre l’ospite si trova davanti alla struttura può quindi essere utilizzata per il riconoscimento a distanza, se permette un controllo effettivo.
Un video registrato e inviato in anticipo, invece, non dimostra necessariamente che l’ospite si trovi presso la struttura al momento dell’accesso.
Anche videocitofoni e spioncini digitali possono essere impiegati, purché consentano al gestore di effettuare concretamente il confronto con il documento e non siano utilizzati soltanto come sistemi di sorveglianza.
QR Code con verifica all’arrivo
Il QR Code, da solo, non identifica una persona.
Può però diventare parte del processo quando:
- è associato alla struttura;
- viene inquadrato dall’ospite al momento dell’arrivo;
- attiva una verifica visiva;
- permette di confrontare la persona presente con quella precedentemente identificata;
- registra che il controllo è avvenuto prima dell’accesso.
Il valore non deriva quindi dal QR Code in sé, ma dalla verifica che viene attivata attraverso il codice.
Riconoscimento biometrico
La sentenza non menziona espressamente il riconoscimento biometrico e non dichiara conforme qualsiasi sistema di confronto facciale.
La biometria può tuttavia supportare il processo attraverso due verifiche distinte:
- verifica dell’identità: confronto tra il volto dell’ospite e la fotografia presente sul documento;
- verifica della presenza: controllo che la stessa persona si trovi presso la struttura al momento dell’accesso.
È soprattutto il secondo passaggio a collegare il riconoscimento al requisito della contestualità richiamato dal Consiglio di Stato.
L’utilizzo di dati biometrici richiede inoltre particolare attenzione agli obblighi previsti dalla normativa sulla protezione dei dati personali.
Smart lock, tastierini e keybox
Smart lock, codici numerici e keybox servono a consentire l’accesso, ma non identificano l’ospite.
Non sono vietati in quanto tali. Risultano però insufficienti quando rappresentano l’unico elemento del self check-in:
documento inviato online → codice comunicato all’ospite → accesso senza ulteriori verifiche.
Possono invece essere inseriti in un processo nel quale il codice o l’apertura della porta vengano attivati dopo il completamento del controllo previsto.
Come funziona la verifica biometrica con QR in Wiisy
Wiisy mette a disposizione tre modalità configurabili, pensate per adattarsi alle differenti esigenze delle strutture.
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Confronto tra documento e selfie
Durante il check-in online, l’ospite carica il documento e scatta un selfie. Il sistema controlla la qualità delle immagini, confronta i volti e genera un punteggio di similarità consultabile dal gestore.
Questa modalità aiuta a verificare che la persona che compila il check-in online corrisponda al titolare del documento.
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Confronto biometrico e verifica tramite QR
Per effettuare un secondo controllo all’arrivo, Wiisy genera un QR Code univoco da posizionare presso la struttura.
Quando l’ospite arriva:
- inquadra il QR Code;
- scatta un nuovo selfie;
- il sistema lo confronta con il volto già verificato;
- l’esito viene registrato nella scheda del check-in.
La verifica effettuata online viene così collegata a un nuovo controllo svolto presso la struttura.
Nelle modalità che utilizzano il QR Code, i dati biometrici necessari al confronto vengono conservati fino al check-out e successivamente eliminati.
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Verifica della presenza e controllo degli accessi
Nella configurazione più completa, Wiisy consente di subordinare le automazioni e l’attivazione delle serrature elettroniche al completamento della verifica tramite QR.
L’accesso può essere autorizzato soltanto dopo che tutti gli ospiti associati al check-in hanno completato il controllo richiesto.
La smart lock diventa così l’ultimo passaggio del processo, non lo strumento utilizzato per identificare l’ospite.
Per conoscere le tre configurazioni puoi leggere l’approfondimento dedicato al riconoscimento biometrico integrato in Wiisy.
Self check-in e privacy: quali dati si possono conservare?
L’identificazione degli ospiti deve rispettare sia gli obblighi di pubblica sicurezza sia la normativa sulla protezione dei dati personali.
Nella nota del 29 aprile 2026, il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che le strutture ricettive non devono conservare le copie dei documenti oltre il tempo necessario alla comunicazione tramite Alloggiati Web e al rilascio della relativa ricevuta.
Una volta completato l’adempimento, la copia digitale deve essere cancellata e quella cartacea distrutta.
Il Garante ha richiamato anche i rischi derivanti da fotografie dei documenti salvate sui dispositivi personali o scambiate attraverso applicazioni di messaggistica.
Quando si impiegano sistemi biometrici assumono particolare importanza:
- la trasparenza verso l’ospite;
- la corretta base giuridica del trattamento;
- la minimizzazione dei dati;
- la sicurezza del sistema;
- la limitazione dei tempi di conservazione;
- la cancellazione delle informazioni quando non sono più necessarie.
Per approfondire questo aspetto puoi consultare anche la nostra guida su check-in online, documenti degli ospiti e GDPR.
Il self check-in è ammesso, ma non può essere “cieco”
Il self check-in può continuare a essere utilizzato nelle strutture ricettive e nelle locazioni brevi, ma deve comprendere una verifica effettiva dell’identità dell’ospite.
La procedura considerata insufficiente è quella che si limita a raccogliere il documento a distanza e a inviare automaticamente le istruzioni di accesso, senza verificare la persona che entra.
Un processo completo dovrebbe prevedere:
- acquisizione dei dati e del documento;
- verifica della corrispondenza tra persona e documento;
- controllo contestuale all’arrivo;
- autorizzazione all’accesso dopo la verifica;
- comunicazione tramite Alloggiati Web;
- gestione sicura dei dati raccolti.
La normativa non prescrive una specifica tecnologia. È quindi necessario valutare l’intero processo e la capacità degli strumenti adottati di garantire un controllo effettivo.
In questa direzione è stata sviluppata la verifica biometrica di Wiisy, che collega check-in online, confronto documento-selfie, verifica all’arrivo tramite QR, controllo degli accessi e gestione degli adempimenti obbligatori.
Prova gratuitamente il self check-in completo di Wiisy
Durante la prova gratuita di Wiisy, tutti gli add-on sono inclusi senza costi aggiuntivi, compreso il riconoscimento biometrico con verifica tramite QR.
Puoi testare per un mese l’intero processo: raccolta dei dati, verifica degli ospiti, controllo degli accessi e gestione automatizzata degli adempimenti.
Il check-in in 30 secondi:
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FAQ
Il self check-in è legale in Italia nel 2026?
Posso identificare l’ospite tramite videochiamata?
Un QR Code è sufficiente?
Il riconoscimento biometrico è obbligatorio?
Posso continuare a usare una smart lock o una keybox?
Fonti e riferimenti
- Articolo 109 del Regio Decreto 18 giugno 1931, n. 773 – Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza.
- Circolare del Ministero dell’Interno prot. n. 38138 del 18 novembre 2024.
- Consiglio di Stato, Sezione Terza, sentenza n. 9101/2025, pubblicata il 21 novembre 2025.
- Garante per la protezione dei dati personali, “Nota di chiarimento in materia di trattamento dei documenti di identità degli ospiti di esercizi alberghieri o di altre strutture ricettive”, 29 aprile 2026.
Questo contenuto ha finalità informativa e non sostituisce una valutazione legale o privacy riferita alla specifica organizzazione della struttura.
