Aumentare le prenotazioni grazie alle agenzie di viaggio, online e offline, è una strategia utile per guadagnare di più sia in alta sia in bassa stagione. Molti professionisti del settore dell’ospitalità si affidano già alle OTA, le Online Travel Agency. Alcuni si appoggiano anche a una o più agenzie fisiche dislocate sul territorio. Per ottenere il massimo dalle agenzie di viaggio, però, non basta selezionarle e dare loro le informazioni basilari sulla nostra struttura: bisogna impegnarsi per far fruttare la collaborazione ed essere proattivi.
Per far fruttare la collaborazione con le agenzie di viaggio è necessario essere proattivi
Perché le agenzie di viaggio sono importanti per tutti noi
Qualsiasi agenzia, che si tratti di una OTA come di una piccola o grande agenzia di viaggio fisica, con il suo negozio in uno dei tanti centri di città italiane, è importante. Lo è perché, se lavora bene, funge da collegamento tra noi, fornitori di camere, case e appartamenti e i nostri potenziali clienti. Booking.com, Expedia ma anche l’agenzia sotto casa dovrebbero aiutarci a raggiungere quei turisti che da soli non potremmo intercettare. Inoltre non dimentichiamoci che, dal punto di vista del cliente, l’OTA e l’agenzia fisica rappresentano un punto di riferimento. Questo perché consentono di organizzare il viaggio a 360 gradi (prenotando anche trasporti, attività, visite guidate) e permettono di confrontare i prezzi e le offerte dei diversi operatori turistici. Le OTA inoltre, in fase di scelta, danno la possibilità di leggere le recensioni degli altri clienti e capire come si sono trovati nella nostra struttura.
Le agenzie ci permettono di raggiungere quei turisti che da soli non potremmo intercettare
Strategie di selezione
Vediamo insieme come agire per migliorare il nostro rapporto con questi operatori di settore. E di conseguenza come è possibile aumentare le prenotazioni grazie alle agenzie di viaggio. Partiamo dal presupposto che una seleziona sia già stata fatta. Ricordiamoci cioè che è importante, come prima cosa, trovare il giusto mix di agenzie di viaggio a cui appoggiarsi, online e offline. Come? Prima di tutto sulla base della nostra tipologia di offerta. Cerchiamo bene di capire, facendo un accurato studio di settore e un’analisi approfondita della concorrenza, di quali OTA i nostri potenziali clienti si fidano maggiormente e includiamola, se non lo abbiamo fatto, tra quelle con cui collaboriamo. Operiamo secondo gli stessi criteri anche per la selezione delle agenzie fisiche sul territorio.
I costi applicati dalle agenzie sono un fattore importante, perché pesano sulle spese. Ma se c’è una OTA o un’agenzia che sappiamo essere molto brava a intercettare il tipo di clienti adatto a noi, anche se costosa, è preferibile includerla tra i nostri partner. Meglio un albergo, B&B, agriturismo (eccetera) sempre pieno, anche fronte di un investimento economico importante, piuttosto che una struttura spesso vuota. Se scopriamo che aumentare le prenotazioni grazie alle agenzie di viaggio ci costa troppo, forse è arrivato il momento di rivedere i nostri prezzi ai clienti. Oppure dobbiamo cercare di incrementare le prenotazioni dirette.
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1.Stringere relazioni con le persone delle agenzie
Cerchiamo di sviluppare sempre buoni rapporti con le persone che lavorano nelle OTA e nelle agenzie: siamo tutti dalla stessa parte. È nostro interesse che le i nostri appartamenti, camere e case siano sempre prenotati, ovviamente, ma il nostro successo porta un vantaggio (cioè un guadagno) anche alle agenzie, come sappiamo bene. Con l’agente di viaggio sotto casa possiamo andare a pranzo, per cercare di elaborare insieme delle strategie promozionali e individuare le tendenze che ci possono aiutare ad attirare clienti.
Con l’operatore dell’OTA questo non è possibile, purtroppo. Ma essere gentili, sia al telefono sia via email, presentarci, cercare di andare al di là delle comunicazioni “di servizio”, per arrivare a instaurare una vera relazione con l’essere umano dietro al PC, può fare davvero la differenza. Potremmo ottenere in cambio preziosi consigli per massimizzare l’efficacia dei nostri annunci.
Agenzie e OTA hanno il potere di indirizzare la domanda di alloggi verso la nostra struttura, ecco perché investire tempo nella relazione con chi opera in queste agenzie di viaggio è molto importante.
Aumentare le prenotazioni grazie alle agenzie di viaggio è più facile se si instaurano buone relazioni umane
2.Investire in foto e video di grande impatto
Quando si tratta di mostrare la nostra struttura ai potenziali clienti, non dobbiamo badare troppo al portafoglio. Se non siamo dei bravi fotografi, non abbiamo l’attrezzatura adeguata e non conosciamo nessuno che possa aiutarci, investire in un servizio fotografico professionale è d’obbligo. Fotografie di alta qualità possono aiutarci concretamente a fare un’ottima prima impressione.
Guardiamo con occhi oggettivi le nostre camere, appartamenti, case, eccetera e proviamo a capire cosa noterebbe un potenziale cliente a caccia di un alloggio. Dove si poserebbe il suo sguardo? E cosa troverebbe? Sistemiamo eventuali problemi strutturali o di arredamento, se possibile, diamo una rinfrescata a pareti e suppellettili e poi facciamo una lista di tutti gli scorci e gli elementi da fotografare per valorizzare la nostra offerta.
Non dimentichiamoci che la presenza di persone nelle foto (sempre nel rispetto delle regole sulla privacy) potrebbe “riscaldare” l’ambiente. Mostrare qualcuno che si gode la sua vacanza nella nostra struttura può dare maggior valore alla foto rispetto a stanze e ambienti vuoti. Non dimentichiamo, infine, di realizzare o far realizzare begli scatti degli spazi esterni. E prendiamo seriamente in considerazione, se abbiamo un budget da investire, la possibilità di girare un video che funga da “visita a distanza” della struttura.
La presenza di persone in foto e video aiuta a riscaldare e valorizzare l’ambiente
3.Sfruttare le opportunità promozionali
OTA e agenzie lavorano per noi, è vero, ma una buona dose di impegno è richiesta anche a noi in prima persona, per aumentare le prenotazioni grazie alle agenzie di viaggio. Soprattutto in bassa stagione, per massimizzare le entrate, è importante sfruttare le offerte speciali e le promozioni che OTA e agenzie offrono. Facciamoci spiegare nel dettaglio come funzionano, se possono fare al caso nostro, quali costi comportano e perché. Inseriamo tutte le informazioni raccolte in una tabella, ad esempio su un foglio Excel, così da poter paragonare meglio pro e contro.
Alcune attività promozionali possono aiutarci ad apparire tra i primi risultati dei portali per un certo periodo di tempo. Altre ci consentono di offrire sconti ed extra a chi prenota per lunghi periodi o a chi opta per un last second e così via.
Soprattutto quando parliamo di OTA, capire come funziona il sistema di promozioni e “premiazioni” dei viaggiatori che prenotano più spesso non è affatto immediato. Parliamone con i professionisti delle agenzie con cui abbiamo stretto una buona relazione, ricordandoci di chiedere se ci sono dei “costi nascosti” (o meglio non così evidenti) legati ai servizi promozionali.
Se le agenzie fisiche con cui abbiamo stretto degli accordi non stanno pensando di offrire sconti, pacchetti o fare promozioni suggeriamo noi qualcosa. In alta stagione può non essercene bisogno, ma la concorrenza spesso è spietata e anche un piccolo sconto possono fare la differenza tra noi e l’albergo vicino.
Promozioni e offerte speciali non devono per forza basarsi sulla riduzione di prezzo. Possiamo pensare a pacchetti di esperienze, cene romantiche, servizi aggiuntivi e così via, riuscendo alla fine non solo ad aumentare le prenotazioni grazie alle agenzie di viaggio ma anche a vendere opzioni più costose.
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