Realizzare il business plan di una struttura ricettiva è molto importante per garantirne il successo. Qualunque sia il tipo di realtà che gestiamo, che si tratti di un B&B, di un agriturismo, di un hotel ma anche di una o più case in affitto breve, il business plan è quel documento che ci permetterà di capire quante spese dovremo affrontare, quali investimenti sono necessari alla buona riuscita dell’attività e quando potremo raggiungere il break even point, ovvero il punto in cui ricavi e costi si equivalgono.
La scelta di diventare proprietario e/o gestore di una struttura ricettiva non va presa alla leggera, ci sono moltissimi fattori da prendere in considerazione e che possono influenzare la buona riuscita del progetto. Vediamo ora quali sono le basi da cui partire per prendere decisioni informate e agire in modo razionale.
Che cos’è e a cosa serve un business plan?
Il business plan, detto anche piano aziendale, è un documento complesso che definisce in modo dettagliato gli obiettivi, le strategie, i processi e le azioni da mettere in atto, sia nel breve sia nel medio termine, per condurre in modo razionale un’azienda. Questo documento, per ogni azione e processo, descrive anche i risultati economici e finanziari che è possibile ottenere.
A cosa serve più precisamente il business plan? Possiamo pensare ad ogni piano aziendale come a un sistema di obiettivi associati a regole e strutture per raggiungerli. Aiuta a valutare correttamente il mercato e a prendere decisioni legate all’impresa suffragare dai fatti, sia per la gestione quotidiana della struttura ricettiva sia per il suo sviluppo futuro.
Grazie a questo documento programmatico possiamo non solo definire gli obiettivi e un piano d’azione step by step per raggiungerli, ma anche identificare possibili ostacoli e capire come superarli.
Il business plan, inoltre, traccia una linea di sviluppo temporale piuttosto precisa dei giorni, mesi o anni necessari a raggiungere ogni singolo traguardo.
Di conseguenza, il piano aziendale è un utile strumento di riferimento, che possiamo controllare periodicamente per essere sicuri di procedere nella giusta direzione. In questo articolo vedremo insieme brevemente quali sono le caratteristiche principali di un business plan dedicato a una struttura ricettiva.
Il business plan aiuta a prendere decisioni legate all’impresa suffragare dai fatti
L’analisi dell’impresa turistica
Una delle prime sezioni del nostro business plan va dedicata all’analisi dettagliata dell’impresa turistica, soffermandosi innanzitutto sulla Proposta di Vendita Unica, in inglese Unique Selling Proposition o USP. Questo significa che bisogna spiegare quali sono le caratteristiche distintive e le offerte esclusive che i clienti potranno trovare nella nostra nuova impresa turistica. Ogni hotel, agriturismo, B&B, casa vacanze eccetera è unico, e possiede caratteristiche che lo rendono diverso dagli altri. Per compilare questa parte del business plan scriviamo un elenco di queste caratteristiche e di questi servizi e poi, per ogni voce dell’elenco così ricavato, mettiamo nero su bianco una descrizione, tenendo sempre bene in mente chi è il nostro ospite tipo.
Ogni hotel, agriturismo, B&B, casa vacanze eccetera possiede caratteristiche che lo rendono diverso dagli altri
La definizione dei clienti ideali
I nostri ospiti, che sono i nostri clienti, dovremmo cercare di conoscerli come le nostre tasche ancora prima di ospitarli. In che modo? Profilandoli accuratamente, così da definirne le caratteristiche e soprattutto i bisogni. Nel business plan dovrebbe sempre essere inclusa un’analisi legata alle brand personas, che nel nostro campo sono i turisti che pensiamo di intercettare più facilmente, anzi sono quelli che vogliamo intercettare. Quelli che speriamo siano i più interessati a prenotare nel momento in cui vedranno i nostri annunci online e offline. Sulla base delle caratteristiche della struttura e dell’offerta a chi ci rivolgiamo? Coppie o famiglie, giovani o anziani, appassionati di natura o di enogastronomia? Le brand personas ci serviranno per affinare con lungimiranza l’offerta, ma anche per realizzare un piano di comunicazione efficace, fare cross-selling e molto altro ancora. Anche il listino andrebbe messo a punto sulla base del potere di spesa delle brand personas.
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La descrizione accurata del settore e della concorrenza
Indipendentemente dal punto in cui, nel nostro business plan, decidiamo di inserire l’analisi del settore di riferimento, è importante che questa sia una delle prime operazioni compiute, ancora prima di individuare la struttura da trasformare in B&B, hotel, agriturismo eccetera. Il settore andrebbe analizzato per capire quali tipi di strutture e offerte vanno per la maggiore e perché, e quali sono le prospettive di sviluppo future.
Poi questa analisi va collocata sul territorio. Bisogna capire se nella località in cui vorremmo operare c’è spazio per una struttura come quella che vorremmo aprire, verificare che ci siano i clienti ideali a cui ci rivolgiamo e mettere nero su bianco gli obiettivi fondamentali da raggiungere e la loro fattibilità. Definire gli obiettivi è una parte fondamentale della pianificazione aziendale.
Bisogna capire se nella nostra località c’è spazio per la struttura che abbiamo in mente
Oltre a concentrarti sulla proposta, sviluppandola il più possibile per non lasciare nulla al caso, è anche necessario fare una ricerca esaustiva sulla concorrenza. Quali sono le strutture che si configurano come concorrenti dirette? Quanto guadagnano? Cosa offrono e quali prezzi applicano? Questo non per copiare gli altri (cosa che porta a ben pochi risultati) ma per trarre ispirazione, evitare errori e capire quale dovrebbe essere il nostro listino. Ricordiamoci che laddove c’è molta concorrenza è essenziale distinguersi o almeno investire molto nel marketing per farsi trovare.
Avere ben chiari chi sono i nostri concorrenti diretti ci aiuta a trovare elementi distintivi
Il piano di marketing
Nel business plan deve sempre esserci una parte dedicata al marketing. Come vogliamo promuovere la nostra attività nel mondo dell’ospitalità? Quali sono i touchpoint, ovvero i punti di incontro, che sfrutteremo per intercettare i clienti? Ci affideremo sia alle OTA sia alle agenzie offline? Quanto ci costerà ogni operazione di advertising su Google e sui social? Conoscere nel dettaglio spese e opportunità legate al marketing ci consente di sfruttare al meglio il budget a nostra disposizione per la promozione della nostra nuova struttura ricettiva.
Conoscere spese e opportunità legate al marketing consente di sfruttare al meglio il budget a disposizione
Se abbiamo tempo e competenze dedichiamoci personalmente alla realizzazione di alcuni contenuti per raccontare la nostra attività, contenuti che potremo condividere sul sito e sui social. Ma per il marketing vero e proprio è meglio rivolgersi a dei professionisti. Le azioni da intraprendere infatti sono tantissime, dalla realizzazione di foto professionali per valorizzare la struttura alla corretta indicizzazione dei sito in ottica SEO, passando per la scrittura intelligente degli annunci.
Selezioniamo le strategie che pensiamo siano le migliori per rivolgerci al nostro pubblico specifico: l’obiettivo deve essere quello di massimizzare le prenotazioni, sia quelle dirette sia quelle tramite agenzia.
Il piano operativo e di gestione (non solo finanziaria)
Di solito si definisce piano operativo quello che traccia una panoramica della gestione della nostra impresa. In questa sezione del business plan vanno definiti gli standard da raggiungere, il modo per tenere traccia di tutti i beni e dello stato di manutenzione degli immobili o altre procedure, come ad esempio le modalità di check-in. Scriviamo in questa sezione se abbiamo intenzione di affidarci o meno a un property manager o se abbiamo bisogno di altro personale. Mettiamo per iscritto qualsiasi procedura utile alla gestione.
Poi passiamo a descrivere il listino prezzi, eventuali tariffe extra da applicare e quando applicarle ma anche i costi che pensiamo di dover affrontare periodicamente, ad esempio per gli strumenti e le app di gestione, per la lavanderia, per il servizio di colazione se lo offriamo eccetera. Ovviamente è fondamentale che nel lungo periodo i costi non superino mai i ricavi e questo si deve evincere dal business plan.
Nel piano finanziario vero e proprio includiamo invece i fondi che serviranno per avviare e sostenere l’impresa fino a quando non si reggerà sulle sue gambe, specificando da dove arrivano questi soldi. Scriviamo un report che contenga le previsioni di spesa e i possibili guadagni dei primi cinque anni di attività. Il nostro obiettivo, prima ancora del profitto, deve essere quello della stabilità finanziaria.
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