Trasferire i dati degli ospiti dai documenti alle Schedine Alloggiati senza fare fatica è possibile, a patto di affidarsi a uno strumento di terze parti. Il nuovo Portale Alloggiati, pubblicato lo scorso 18 gennaio 2022, purtroppo non ha cambiato le modalità di inserimento dei dati online o tramite file di testo txt, ma la tecnologia può venirci incontro per rendere il nostro lavoro più semplice e sbrigare le procedure legate al check-in in pochi minuti. Vediamo prima qual è lo stato dell’arte e cosa e possibile fare o meno con il nuovo Alloggiati Web.
L’articolo è stato completamente rivisto e aggiornato dopo la pubblicazione della nuova versione del Portale Alloggiati, online dal 18 gennaio 2022
Inserimento online o tramite file di testo
Con il nuovo Alloggiati Web le modalità di inserimento dei dati degli ospiti non sono cambiate. O meglio, è stata modificata l’interfaccia del portale ma di fatto le operazioni da compiere sono le stesse. Per chi vuole operare direttamente online, c’è la possibilità, con il nuovo Portale Alloggiati, di usare sia il computer sia lo smartphone o il tablet, perché non è più necessario installare il certificato digitale per garantire la sicurezza della trasmissione dei dati. E questa è sicuramente una novità importante.
Con il nuovo Alloggiati Web le modalità di inserimento dei dati degli ospiti non sono cambiate
Una volta entrati nel proprio profilo è possibile aggiungere uno per uno tutti i dati sugli ospiti (nome, cognome, data di nascita, cittadinanza, giorni di permanenza eccetera). O in alternativa si può preparare un file di testo di tipo .txt che racchiuda tutti i check-in della giornata. Questo file deve essere codificato in modo preciso, secondo lo standard Unicode e UTF-8. E deve contenere 168 caratteri in ogni riga per un massimo di 1000 righe in totale.
Cos’è la codifica UTF-8
Cosa si intende con UTF-8? Questa sigla significa 8-Bit UCS Transformation Format. Si tratta della codifica di caratteri più diffusa nel web. Lo standard internazionale Unicode copre tutti i caratteri linguistici e gli elementi di testo di (quasi) tutte le lingue del mondo. UTF-8 assegna a ogni carattere Unicode esistente una specifica sequenza di bit. Di fatto, UTF-8 assegna un numero binario fisso a ogni lettera, numero e simbolo di moltissime lingue, quindi può essere usato per codificare tantissime informazioni in modo che vengano “lette” correttamente dai programmi.
No alle foto con il nostro smartphone
Attenzione… Quando dobbiamo prendere nota dei dati dei nostri ospiti, per rendere più veloce la fase di check-in, verrebbe naturale fotografare i loro documenti di identità. Questo perché il nostro obiettivo è lasciare al più presto i turisti liberi di continuare la propria vacanza. Alcuni ospiti, mentre sbrighiamo le procedure burocratiche previste dalla legge, si mostrano visibilmente scocciati. E un ospite irritato lascerà più difficilmente una buona recensione alla nostra struttura.
Ebbene, scattare una foto con la fotocamera del nostro smartphone è un sistema molto pratico, ma va contro la Legge sulla privacy, perché il nostro telefono non è un posto sicuro per conservare dati sensibili. Se dovessimo perdere il telefono prima di aver cancellato fino all’ultima foto, commetteremmo un reato. Se invece sono gli ospiti a inviarci la foto, per portarsi avanti con le procedure di check-in prima dell’arrivo in struttura, la cosa è fattibile, ma i dati vanno sempre cancellati con il massimo scrupolo.
Il nostro telefono non è un posto sicuro per conservare dati sensibili
Inserimento manuale
Foto o non foto, quando arriva il momento di compilare le schedine alloggiati o di preparare il file di testo .txt ci troviamo costretti a inserire manualmente ogni dato sul computer o sul telefono. Ci vuole del tempo per farlo, soprattutto perché dobbiamo fare la massima attenzione a non commettere errori. Il portale Alloggiati Web, infatti, riconosce solo alcuni errori e non altri. Se ad esempio scriviamo male un nome o un cognome, potremmo arrivare fino in fondo all’inserimento e perfino riuscire a inviare la schedina sull’alloggiato senza accorgercene minimamente. E gli errori nelle schedine alloggiati che arrivano alla questura competente ci possono costare sanzioni pecuniarie e penali.
Gli errori nelle schedine alloggiati che arrivano alla questura competente comportano sanzioni anche penali
Sarebbe ideale, invece, poter trasferire i dati alle schedine alloggiati semplicemente scansionando i documenti, con pochi tap sul mouse, senza per forza usare un computer e senza impazzire sui piccoli tasti della tastiera dello smartphone. È possibile? Sì, a patto di affidarsi a un’applicazione dotata di sistema OCR.
Come funziona la tecnologia OCR
La sigla OCR sta per Optical Character Recognition, ovvero Riconoscimento Ottico dei Caratteri. Indica un software in grado (appunto) di riconoscere i caratteri stampati su un documento cartaceo, su una foto piuttosto che su un pdf ottenuto da scansione.
I dati, estrapolati in formato digitale, sono subito disponibili per essere usati all’interno di un software o di un documento digitale, o anche per essere trasferiti su altri dispositivi.
Nel nostro caso sono pronti per essere inseriti nelle Schedine Alloggiati, grazie a un’app in grado di comunicare direttamente con Alloggiati Web. Basta creare un codice, chiamato WSKEY, direttamente all’interno del proprio profilo su Alloggiati Web.
Il sistema OCR riconosce i caratteri di immagini, pdf e documenti cartacei e li trasferisce in formato digitale
Un risparmio di tempo e fatica che diventa tangibile soprattutto quando si hanno molti documenti da trascrivere e registrare per la questura. Minuto dopo minuto, a fine mese, scopriremmo di aver lavorato alcune ore in meno. Non solo: copiare digitalmente i dati ci evita di commettere errori. Il vantaggio è evidente anche per tutti i professionisti degli affitti brevi che si affidano a terzi per adempiere alle mansioni burocratiche.
Check-in in 30 secondi
Con Wiisy, la prima soluzione mobile tutta italiana dedicata ai professionisti dell’accoglienza, possiamo utilizzare il sistema OCR per acquisire digitalmente i dati dai documenti cartacei. Non c’è bisogno di scaricare o installare nulla sul nostro computer, perché svolgiamo tutta l’operazione in cloud, ovunque ci troviamo.
È sufficiente scattare una foto ai documenti da registrare, questa volta nel rispetto della Legge sulla privacy, perché i server di Wiisy sono sicuri, e recuperare i dati che ci servono e procedere.
Trasmissione veloce e senza stress
Una volta completata l’operazione potremo trasmettere subito le schedine in questura senza uscire dal pannello di controllo dell’app per collegarci ad Alloggiati Web. Niente block notes, nessun rischio di violare il GDPR (il regolamento che protegge i dati sensibili). Grazie al software OCR in dotazione con Wiisy non dovremo più sprecare minuti preziosi per ricopiare le informazioni di cui abbiamo bisogno e registrare i nostri ospiti.
In più, Wiisy è dotata di un’altra funzionalità che ci farà risparmiare ancora più tempo. Se gli ospiti sono dotati di documenti elettronici potremo eseguire il check-in in soli 30 secondi, registrando un’intera famiglia di quattro persone in meno di un minuto.
Conservazione e controllo
Con Wiisy possiamo sempre controllare lo stato di tutti i check-in effettuati e di quelli ancora da completare. Mentre sul portale Alloggiati Web possiamo controllare solo le schedine già inviate (nel giorno) e dopo 30 giorni ogni ricevuta o traccia del file inviato viene cancellata.
Con Wiisy, se abbiamo dei collaboratori che si occupano dei check-in, possiamo verificare tutte le loro attività di accoglienza, sapere sempre la data e l’ora di arrivo dei nostri ospiti e, in caso di problemi, ricevere informazioni in tempo reale. Di conseguenza possiamo intervenire subito ed evitare qualsiasi inconveniente.
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