Check-in contactless: tutti i vantaggi per te e i tuoi ospiti

Il check-in contactless offre tutta una serie di vantaggi sia per noi come host sia per i nostri ospiti. Una gestione intelligente del tempo e della relazione al momento del check-in è strategica: ci permette di fare una buona impressione e mette l’ospite dell’umore giusto per lasciare una recensione positiva. Sarà così più facile fidelizzare il turista che ci ha scelto per la prima volta. Perché un ospite soddisfatto si ricorderà più facilmente di noi e della nostra struttura, che si tratti di un B&B, di una casa vacanze o di un appartamento in affitto breve.

Un ospite soddisfatto del check-in si ricorderà più facilmente di noi e della nostra casa vacanze

CHECK-IN CONTACTLESS VELOCE E SICURO

Oggi più che mai, a causa dell’emergenza legata alla pandemia di Covid-19, il check-in va curato in modo che sia veloce e non richieda un contatto fisico ravvicinato. Il check-in contactless non deve per forza essere del tutto automatizzato, anzi. Possiamo essere presenti insieme al nostro ospite nella stessa stanza e consegnare di persona le chiavi. Guardare in faccia chi ci ha scelto è una preziosa occasione per instaurare un rapporto che può portare a nuove prenotazioni in futuro.

Fermo restando che, in alcuni casi, può essere comodo avere l’opportunità di offrire un self check-in. Si tratta di un tipo di check-in nel quale l’ospite fa tutto da solo. Come? Ad esempio possiamo mettere a disposizione le chiavi dell’appartamento in affitto breve o della casa vacanze in cassette di sicurezza, che si aprono usando un codice elettronico.

Self check-in e check-in contactless sono due cose differenti

Il check-in, per essere contactless, veloce e sicuro, deve innanzitutto risultare ben organizzato. Gli aspetti fondamentali da non trascurare mai, oggi, sono due:

• rispettare le regole di distanziamento sanitario, seguendo le linee guida condivise nel protocollo nazionale Accoglienza Sicura 
• ricordarsi che il tempo è prezioso, il nostro ma soprattutto quello dell’ospite, che non vuole sprecare neppure un secondo del suo meritato soggiorno

IL TEMPO DELLA VACANZA è sacro

Mettiamoci nei panni dei turisti, quando finalmente si potrà tornare a viaggiare con un po’ più di libertà e serenità. Faremo più fatica a lasciare un buon ricordo se li costringiamo a sorbirsi una lunga attesa in fase di accoglienza, ritardando il momento in cui potranno sistemarsi comodamente in appartamento o nella stanza, per iniziare ufficialmente la loro vacanza.

Serve a poco lamentarsi e dare la colpa alla burocrazia italiana: le procedure da rispettare non possono essere cambiate. Quello che può cambiare è il modo in cui le affrontiamo. Più siamo veloci ed efficienti, meglio è. Un host che sbuffa perché deve trasmettere i dati degli ospiti al Portale Alloggiati può risultare simpatico ad alcuni ma poco piacevole ad altri.

La soluzione migliore è quella di mettere in campo tutte le strategie possibili per rendere il check-in contactless veloce e sicuro. Vediamo insieme come ottimizzare al massimo il momento dell’accoglienza in struttura e quello del check-in.

Un host che si lamenta della burocrazia rischia di spegnere l’entusiasmo dei turisti

cos’è il protocollo accoglienza sicura

Il protocollo Accoglienza Sicura, pensato espressamente per le strutture ricettive alberghiere ed extralberghiere, è stato elaborato e promosso da Federalberghi, Assohotel e Confindustria Alberghi lo scorso aprile 2020. 

Le indicazioni operative contenute nel manuale per un’accoglienza sicura post Covid-19 ripercorrono tutte le prescrizioni dettate dalle linee guida delle nostre Regioni. Il vantaggio aggiuntivo è rappresentato dall’integrazione di queste linee guida con i suggerimenti di un pool di esperti del settore turistico e non, selezionato da Federalberghi. Pool di cui hanno fatto parte anche membri della Croce Rossa Italiana, oltre a professionisti specializzati in materia di malattie infettive, sicurezza e igiene.

Privilegiare la comunicazione con l’ospite

Per mettere maggiormente a suo agio il nostro ospite raccontiamogli fin dal momento della prenotazione quali sono le misure di sicurezza che abbiamo messo in campo. Devono essere spiegate in modo semplice e chiaro sul sito internet che sponsorizza la nostra attività. Ma possiamo anche approfondire l’argomento con una breve email, da inviare ai turisti qualche giorno dopo la loro prenotazione. Ricorderemo loro che li stiamo aspettando e che tutto è pronto per garantire il miglior soggiorno possibile.

Costruiamo un piccolo funnel (ovvero un percorso) di email, che contenga tutta una serie di informazioni utili. Senza esagerare, per non infastidire il destinatario. Se la prima email racconta le misure sanitarie, la seconda potrebbe contenere consigli gastronomici e una terza suggerimenti per visite guidate e gite diverse dai soliti itinerari. Molti ospiti apprezzeranno il fatto di avere le informazioni e i consigli che abbiamo fornito loro a portata di mano, nella casella email, da consultare magari direttamente sul telefono.

Raccontiamo in modo semplice e chiaro sul nostro sito Internet le misure di sicurezza e igiene approntate 

Ricordiamoci, infine, di lasciare dei brevi promemoria all’interno della stanza del Bed & Breakfast o della casa vacanze, per permettere al cliente di rileggere regole e suggerimenti quando serve.

Il rischio di infastidire l’ospite è dietro l’angolo…

Purtroppo il momento del check-in può essere molto lungo. Da indagini che abbiamo svolto sul campo, un host impegna il suo ospite per circa 55 minuti al momento della consegna delle chiavi e dell’accoglienza in stanza o in appartamento. Perché? Ci sono tutta una serie di necessità burocratiche da espletare. Ecco quali sono.

• Registrazione dei documenti e verifica di tutti gli ospiti che entrano nella struttura
• Comunicazione dei dati alla Polizia di Stato entro le 24 ore, oppure subito nel caso di soggiorni più brevi 
• Comunicazione Istat regionale (diversa a seconda di dove operiamo)
• Raccolta della tassa di soggiorno (anche qui le modalità differiscono in base al comune) [link ad altro contenuto]

Il check-in dura in media 55 minuti se non ci affidiamo alla tecnologia

Tutte cose che fanno perdere tempo a noi e al nostro ospite. In media ci vogliono dai 5 ai 7 minuti per registrare i dati di ogni persona.

Consideriamo quindi circa 15 minuti all’atto dell’accoglienza vera e propria, per salutarsi, mostrare la stanza o l’appartamento, consegnare le chiavi. Aggiungiamo altri 15 minuti per una famiglia o un gruppo di tre persone da registrare. Ricordiamoci che tutti i dati vanno inviati in ufficio o salvati in qualche modo, per fare poi tutte le comunicazioni di legge: ci vogliono altri 15 minuti. Infine contiamo circa 10 minuti per consigli e suggerimenti che vanno sempre dati agli ospiti (15×3+10= 55). 

Ovviamente non possiamo sottrarci a questi obblighi, anche se portano via tempo, soprattutto nel caso della comunicazione dei dati degli ospiti alla questura territorialmente competente. Se ce ne dimentichiamo o sbagliamo rischiamo una multa o il carcere fino a tre mesi!

Per un check-in contactless affidiamoci alla tecnologia

Chiedere a un ospite di pazientare per circa un’ora prima di iniziare ufficialmente la sua vacanza è davvero tantissimo. La buona notizia è che possiamo ridurre molto questi tempi, affidandoci alla tecnologia. Il tutto nel pieno rispetto della Legge sulla Privacy: data la natura dei dati sensibili dobbiamo tenere conto di molte variabili. Ad esempio non possiamo semplicemente affidarci a WhatsApp per salvare i dati degli ospiti, cosa che sarebbe comoda. Questo perché l’app di messaggistica istantanea usa server esterni alla comunità europea, e ci troveremmo così a infrangere una delle regole del GDPR.

Usando un software o un’app per la gestione del check-in, come Wiisy, il tempo complessivo del check-in e dell’accoglienza si riduce a 28 minuti in totale. Ecco il vero check-in contactless: è un ottimo traguardo! Grazie alla scansione dei documenti diventa superfluo trascrivere o inviare in ufficio i dati degli ospiti, tutto avviene automaticamente. Da 15 minuti per 3 persone si passa a 3 minuti in totale. Rimangono giustamente invariati gli altri tempi, legati a un’accoglienza fatta come si deve: 15 minuti per i saluti, le presentazioni eccetera e 10 minuti per suggerimenti e consigli.