Il check-in in appartamento, perché sia un momento piacevole per l’ospite e proficuo per noi, deve essere fatto seguendo alcune semplici regole.
Fortunatamente, noi italiani nasciamo con l’accoglienza nel sangue e spesso non abbiamo problemi a instaurare una relazione amichevole con i nostri ospiti, con l’obiettivo di farli sentire “a casa” fin dal primo momento.
ULTIMO AGGIORNAMENTO 11 GENNAIO 2021
Ci sono però degli ostacoli che non vanno sottovalutati, primo fra tutti la burocrazia.
Per la buona riuscita di un check-in in appartamento ci sono alcuni ostacoli da non sottovalutare, in primis la burocrazia
Come sappiamo bene, concentrarsi sui documenti da registrare per inviare le schedine al Portale Alloggiati e su tutti i dati necessari alla comunicazione Istat, sottrae tempo prezioso all’attività di conoscenza e fidelizzazione dell’ospite.
Digitalizzare le procedure obbligatorie, oltre a far sentire l’ospite più coccolato e sicuro (perché tra le altre cose ridurremo la nostra permanenza in appartamento, nel rispetto delle regole anti contagio), ci dà l’opportunità di capire davvero quali sono le esigenze dei turisti che abbiamo di fronte. Gettando così le basi per il loro ritorno nel nostro appartamento.
Favorire un’esperienza indimenticabile
Il turista, oggi più che mai, non vuole semplicemente viaggiare, ma vivere un’esperienza. E questo sarà ancora più vero quando, finalmente, le restrizioni dovute alla pandemia di Covid-19 verranno meno e saremo di nuovo liberi di muoverci.
I turisti oggi mettono l’esperienza al centro del viaggio
Una tendenza che hanno colto (e cavalcato) anche i portali OTA (Online Travel Agency). Airbnb e soci si sono organizzati da tempo per offrire, accanto agli appartamenti, alle case e alle stanze, visite guidate, degustazioni, gite fuori porta, passeggiate a cavallo eccetera. Sono addirittura nati degli OTA specializzati in sole esperienze, tour e attività, tra cui www.getyourguide.it e www.viator.com.
Il check-in in appartamento è un’ottima occasione per dare ai nostri ospiti informazioni utili e subito spendibili sulle esperienze che si possono fare nei dintorni delle case vacanze di cui ci occupiamo. Chi meglio di noi conosce il territorio e può dare suggerimenti affidabili?
Aiutando il nostro ospite a vivere al cento per cento il suo soggiorno, con indicazioni che possono renderlo memorabile e unico nel suo genere, ci assicuriamo una recensione positiva sulle piattaforme dove siamo soliti pubblicizzare i nostri appartamenti. E sarà più facile che le stesse persone tornino da noi.
Aiutando il nostro ospite a sfruttare al massimo il suo soggiorno ci assicuriamo una recensione positiva
Dare tutte le informazioni pratiche che servono
Quando il tempo è poco, soprattutto nel caso di soggiorni brevi, avere subito le informazioni che servono per vivere la vacanza al meglio fa la differenza.
Proviamo a metterci nei panni di una persona che arriva per la prima volta in una città, grande o piccola che sia. Non ha punti di riferimento, non conosce le strade, o le abitudini locali.
Arrivato al portone della nostra casa vacanze, sarà contento di trovare noi, pronti per il check-in in appartamento, ma soprattutto pronti per semplificare e migliorare il suo soggiorno. Dobbiamo essere alleati dei nostri ospiti. Perché è proprio così che si innesca il rapporto di fiducia.
Sfruttiamo il momento del check-in in appartamento per mostrare all’ospite che siamo suoi alleati
Una volta entrati in casa, anche se la stanchezza del viaggio si fa sentire, al turista farà molto piacere sapere esattamente dove trovare gli asciugamani per farsi una doccia rigenerante e ricevere qualche indicazione per andare a cena, ordinare da asporto o fare una buona colazione l’indomani mattina.
Essere veloci ed esaustivi ma senza esagerare
Gentilezza ed educazione devono sempre far parte del pacchetto, insieme alla discrezione e al senso della misura. Sta a noi, in base al tipo di turista che abbiamo davanti, calibrare il tempo da impiegare, durante la fase di check-in in appartamento, per fare conoscenza e offrire il nostro aiuto. Dobbiamo anche capire quante informazioni è meglio dare.
Ci vogliono gentilezza, educazione, discrezione e senso della misura
Può succedere che il nostro ospite non abbia voglia di chiacchierare. Facciamogli sapere che siamo a sua disposizione per offrire chiarimenti e informazioni anche nei giorni successivi al check-in in appartamento: può fare la differenza. Invitiamolo a contattarci via WhatsApp Business.
Lasciamo sempre a disposizione in casa una o più mappe della città, guide e opuscoli. Ma solo se si tratta di luoghi, ristoranti e tour che conosciamo di persona. Dobbiamo essere certi che siano validi.
Mettiamo a disposizione degli ospiti gli opuscoli di luoghi e ristoranti che conosciamo di persona
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Rispettare il distanziamento sanitario
Passata l’emergenza legata al Coronavirus, il rapporto umano farà ancora la differenza. Le persone avranno ancora più bisogno di essere rassicurate dopo un’epidemia. Ci saranno timori e paure ma anche un grande desiderio di svago, divertimento e scoperta.
Dopo tanto tempo trascorso tra le mura di casa e nei confini del proprio comune viaggiare sarà fortemente liberatorio.
Per ora, e per un tempo che si prospetta ancora lungo, dovremo attenerci scrupolosamente al rispetto delle norme igieniche e rispettare il distanziamento sanitario.
Un host o un property manager che si dimostrano attenti e scrupolosi nei confronti delle regole dettate da questa incredibile situazione emergenziale restituiscono all’ospite un senso di sicurezza e fiducia che non deve mai mancare.
Limitare al massimo le richieste noiose e il tempo di attesa
Come abbiamo visto, fare il check-in in appartamento di persona ci offre diversi vantaggi. Ma dobbiamo essere consapevoli del fatto che la registrazione obbligatoria dei documenti d’identità è una parte del processo di accoglienza che, seppur indispensabile, può infastidire l’ospite e metterci in difficoltà.
Come evitare di fare una cattiva impressione? La risposta sta nella digitalizzazione. Se ci dotiamo di uno strumento che risolve il problema di annotare tutti i dati, come l’app di Wiisy, non dovremo chiedere agli ospiti di avere pazienza e aspettare.
Mettiamoci ancora una volta nei panni del turista di turno, che dopo un lungo viaggio finalmente arriva al nostro appartamento, ci incontra e ascolta con attenzione i nostri consigli e indicazioni.
Quando arriva il momento di andare via, ecco che dobbiamo chiedere i documenti. Fare attendere l’ospite mentre prendiamo appunti con carta e penna per la compilazione della schedina alloggiati, non è certo un bel modo di salutarsi.
Questo momento potrebbe guastare tutto ciò che abbiamo costruito, rischiando di innervosire i turisti. Gli ospiti saranno portati a percepire quegli interminabili minuti di attesa come una grandissima perdita di tempo.
Con Wiisy possiamo concludere il check-in in appartamento in pochi secondi e inviare i dati direttamente al Portale Alloggiati.
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