Comunicare le presenze dei turisti all’Istat è obbligatorio per tutte le strutture ricettive, alberghiere ed extra alberghiere, così come è obbligatorio comunicare i dati degli ospiti alla questura competente per territorio. Ma come si fa concretamente a comunicare le presenze dei turisti ai fini Istat? Come abbiamo raccontato in un articolo introduttivo dedicato proprio a Istat, dipende dalla regione in cui si trovano i nostri appartamenti in affitto breve, B&B, case vacanze eccetera.
Se lavoriamo in Lombardia, lo strumento da usare si chiama Ross 1000. Lo troviamo al link https://www.flussituristici.servizirl.it/Turismo5/app/. La piattaforma invece si chiama Turismo 5.
Ross 1000 è attivo da gennaio 2018 e il suo utilizzo è sancito dalla Legge Regionale n. 27/15, art. 38 “Disposizioni comuni per attività ricettive alberghiere e non alberghiere”, al comma 8.
Attenzione: quando dimentichiamo di comunicare le presenze dei turisti all’Istat rischiamo una multa da 250 a 2500 euro per ogni mese di mancata o incompleta dichiarazione.
In Lombardia lo strumento per comunicare le presenze dei turisti si chiama Ross 1000
Come accedere a Ross 1000
Per accedere a Ross 1000 attraverso la piattaforma Turismo 5 è necessario usare il Sistema Pubblico di Identità Digitale CNS/SPID. In poche parole dobbiamo avere delle credenziali SPID, cioè un’identità digitale riconosciuta. Possiamo ottenerla velocemente, ad esempio, prendendo un appuntamento nel più vicino ufficio postale. Per capire quali sono tutte le opzioni a nostra disposizione consultiamo questa pagina.
In alternativa, è anche possibile usare la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), ovvero la carta elettronica con chip che alcuni anni fa ha sostituito la tessera sanitaria cartacea. È necessario però attivare la card per usare il sistema CNS con lo scopo di autenticarsi nei diversi servizi della Pubblica Amministrazione.
Per attivare la CNS dobbiamo recarci di persona presso uno degli sportelli abilitati nella nostra Regione di residenza. Ci verranno consegnati due codici, un PIN e un PUK, basta portare con sé la smart card e un documento d’identità in corso di validità.
In passato, Ross 1000 poteva essere usato anche inserendo username e password, ma dal 28 febbraio 2021 è iniziata la fase transitoria di dismissione delle credenziali. Questo significa che non possiamo più chiedere nuovi username e password, mentre quelli già assegnati potranno essere usati per accedere a Ross 1000 fino al 30 settembre 2021. A partire dal prossimo ottobre 2021 sarà possibile accedere a ROSS 1000 esclusivamente mediante credenziali CNS/SPID.
A partire dal primo ottobre 2021 sarà possibile accedere a ROSS1000 esclusivamente mediante credenziali CNS/SPID
Comunicare le presenze dei turisti ai fini istat
Idealmente, la registrazione degli ospiti su Ross 1000 all’interno del portale Turismo 5 dovrebbe essere fatta giornalmente, contestualmente all’invio dei dati alla questura. In ogni caso, abbiamo tempo fino al quinto giorno del mese successivo, a patto di inserire sempre e solo le date corrette di arrivo e partenza dalla struttura.
Abbiamo tempo fino al quinto giorno del mese successivo per comunicare i dati Istat
È importante ricordare che dobbiamo sempre segnalare su Ross 1000 i giorni di apertura, i giorni di chiusura ed eventualmente i periodi in cui la struttura è stata aperta ma non c’è stato alcun flusso turistico.
Per indicare che il movimento è zero, nel caso in cui non ci siano stati turisti, è sempre meglio aspettare che sia concluso il mese, anche quando non abbiamo nessuna prenotazione. A mese finito basta cliccare sul pulsante Rimanenti movimento zero, completando così le informazioni relative a quel mese.
Consigli per comunicare le presenze dei turisti
All’interno del portale possiamo inserire manualmente tutti i dati relativi ai movimenti turistici, usando le diverse maschere del programma. Alcune informazioni, prima fra tutte la residenza, sono obbligatorie. Altre, come tipo di turismo, mezzo di trasporto, titolo di studio e canale di prenotazione non lo sono.
L’inserimento dei dati assomiglia in parte a quello richiesto dal Portale Alloggiati. Possiamo registrare ospiti singoli oppure gruppi e famiglie, e possiamo aggiungere un ospite arrivato in un secondo momento nella stessa camera o appartamento. Quando ci sono ospiti singoli che condividono la stessa camera pur non essendo imparentati, la cosa migliore da fare è inserirli tutti come ospiti singoli, ma assegnare l’occupazione della camera a uno solo di essi, inserendo per gli altri il valore zero alla voce Camera.
Nel caso di gruppi dobbiamo inserire come primo soggetto il capofamiglia o capogruppo, al quale assegneremo la totalità delle camere dell’intero nucleo famigliare o dell’intero gruppo. I familiari “ereditano” le informazioni relative a residenza, cittadinanza, stato di nascita e date del soggiorno dal capo.
Attenzione: se per sbaglio identifichiamo un ospite come non turista, i suoi dati non verranno conteggiati ai fini statistici.
Vogliamo semplificarci la vita? Anziché inserire i dati manualmente, possiamo affidarci a un servizio come Wiisy. Basterà essere in possesso dell’identità digitale o della CNS attivata. Nel momento in cui faremo il check-in, Wiisy genererà e invierà automaticamente il file a Ross 1000. Facile, veloce e a prova di errore!
Il check-in in 30 secondi:
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Quando Ross 1000 dà errore
Vediamo quali sono i problemi e gli errori più comuni in cui potremmo incappare occupandoci di inserire i dati per comunicare le presenze dei turisti manualmente.
Se abbiamo erroneamente inserito un ospite identificandolo come singolo invece di catalogarlo come familiare, purtroppo non possiamo cambiare la tipologia di ospite. Possiamo lasciarlo così, senza assegnargli una camera, oppure dobbiamo procedere con la cancellazione e il reinserimento di tutti i dati relativi a quell’ospite. Per cancellare più velocemente facciamo clic sul pulsante Pulisci in fondo alla pagina.
Abbiamo appena finito di inserire un ospite ma non lo vediamo nell’elenco dei più recenti? Molto probabilmente abbiamo inserito una data di registrazione sbagliata. Cerchiamo il turista nello Storico ospiti all’interno del sottomenu Check-in. Se proprio non lo troviamo, qualcosa potrebbe essere andato storto (magari c’è stato un problema di connessione al portale). Dobbiamo ricominciare da capo.
Infine, quando cliccando su Salva per registrare un ospite la procedura non va a buon fine, il problema 90 volte su 100 è legato a un dato mancante. Dovremmo visualizzare un avviso che ci informa che la maschera non è completa. Ricontrolliamo tutti i dati e aggiungiamo le informazioni necessarie, poi salviamo di nuovo.
Grazie a Ross 1000 e al portale Turismo 5 possiamo consultare le statistiche dei flussi turistici, sia per quanto riguarda le nostre strutture sia per quelle dell’intera regione Lombardia. Basta un clic su Statistiche del turismo.
Per comunicare le presenze dei turisti ai fini Istat in modo facile e veloce puoi affidarti a Wiisy!
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Uso del sistema Ross 1000 in altre regioni italiane
Il sistema Ross 1000 non è utilizzato solo in Lombardia per comunicare le presenze dei turisti alla Regione e all’Istat. Ad oggi sono oltre il 60% delle strutture ricettive del territorio nazionale.
Ross 1000 è il sistema di riferimento nazionale selezionato, infatti, dal Ministero del Turismo, per la standardizzazione dei metodi di raccolta delle informazioni statistiche in materia turistica. Di conseguenza l’elenco delle Regioni che lo hanno adottato è piuttosto lungo e sempre più regioni tendono a farlo.
L’elenco aggiornato è il seguente:
Regioni
- Abruzzo
- Veneto
- Emilia-Romagna
- Basilicata
- Calabria
- Liguria
- Marche
- Piemonte
- Sardegna
- Lombardia
Province e Città metropolitane
- Città metropolitana di Firenze
- Provincia di Pistoia
- Provincia di Prato
La Basilicata utilizza una versione fuori standard, di integrazione con il vecchio formato attraverso tracciato .txt.
Anche la Sardegna per adesso accetta solo il formato .txt, ma è in corso di aggiornamento al sistema standard Ross 1000, che dovrebbe essere attivo entro l’estate 2023.
Wiisy è tra i pochi produttori di software gestionali per le strutture ricettive compatibili e costantemente aggiornati con Ross 1000.
