Per chi ha tanti check-in da registrare tutti i giorni, il lavoro di raccolta delle informazioni e della documentazione degli ospiti diventa davvero molto oneroso. Se il check-in di un gruppo di quattro persone richiede almeno mezz’ora, quando questo numero si moltiplica ore e ore vanno investite nell’invio delle schedine alloggiati al nuovo Portale della Polizia di Stato.
Da questo punto di vista, purtroppo, l’aggiornamento del Portale Alloggiati non ha portato alcun cambiamento significativo. La procedura era macchinosa prima e resta macchinosa anche adesso.
Dal punto di vista della velocità di compilazione nulla è cambiato con il nuovo Alloggiati Web
Le difficoltà di chi ha tanti check-in da inviare
Quando si compilano online i campi contenenti i dati degli ospiti sul sito del Nuovo Portale Alloggiati, è facile commettere qualche errore e può capitare di dover ricominciare daccapo. Basta un piccolo intoppo per ritardare il lavoro, come la difficoltà a trovare il comune di nascita di un ospite straniero o il fatto di aver dimenticato una delle credenziali di accesso.
In ogni caso, l’invio delle schedine alloggiati è un’incombenza da cui non si può scappare: anche se abbiamo tanti check-in da fare, per legge dobbiamo comunque inviarli entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite, che diventano 6 se il turista si ferma meno di un giorno.
L’invio delle schedine alloggiati è una incombenza da cui non si può scappare
Gli obblighi di proprietari e manager delle strutture ricettive, inoltre, non si fermano qui. Abbiamo anche il dovere di comunicare all’Istat i dati sui flussi turistici, se non ogni giorno almeno settimanalmente (e in ogni caso entro il 5 del mese successivo).
Come accedere al nuovo Portale Alloggiati
Ne approfittiamo per ricordare a tutti che la nuova versione di Alloggiati Web ha introdotto un diverso meccanismo di accesso al servizio, che garantisce una maggiore sicurezza di trasmissione dei dati ed evita i problemi di incompatibilità ed errori legati all’uso di un browser piuttosto che un altro.
Chi usava già il Portale Alloggiati prima dell’aggiornamento del 18 gennaio 2022 deve procedere autonomamente alla migrazione dal Certificato Digitale ai Codici di Sicurezza. Questo passaggio può essere fatto in qualunque momento, usando un computer fisso o portatile in cui sia già installato il Certificato Digitale: c’è tempo fino alla naturale scadenza del certificato.
I nuovi codici di accesso, chiamati anche Codici Dispositivi o Codici di Sicurezza, si presentano come una schedina con una serie di numeri ( da 4 cifre) a formare 16 gruppi. Per entrare sul Nuovo Portale Alloggiati, dopo Utente e password personale, ci viene richiesto di inserire la password temporanea composta dai codici dispositivi, attraverso un tastierino numerico. Un metodo simile a quello adottato in passato dalle banche per l’accesso ai conti da remoto.
Il check-in in 30 secondi:
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Automatizzare l’invio delle schedine
Torniamo a vedere come semplificarci la vita quando abbiamo tanti check-in da compilare e comunicare alla Questura. Il Portale Alloggiati consente di inviare le schedine contenenti tutte le informazioni di check-in anche tramite un file precompilato, che deve essere in formato testo .txt. Per farlo, è necessario scegliere la voce File sulla barra nera dei menu operativi, quella posta in alto, all’interno del nostro profilo di lavoro su Alloggiati Web.
Il file di testo, che sostituisce la compilazione online delle schedine alloggiati, deve ovviamente contenere tutte le informazioni sugli ospiti richieste dalla Legge. Crearlo a mano però è davvero complicato, perché bisogna usare una speciale codifica informatica che si chiama UTF-8. Va prevista una riga per ogni ospite, per un massimo di 1000 righe (ovvero 1000 ospiti) a file. Ogni riga è composta da 168 caratteri suddivisi secondo uno schema ben preciso. Quando si compila il file è necessario avere sotto mano le tabelle con i codici messe a disposizione dalla Polizia di Stato. Volendo per scaricarle basta andare qui e cliccare su ognuna delle quattro voci, una per una.
Il file di testo per automatizzare l’invio delle schedine è complesso da produrre a mano
Con Wiisy bastano 30 secondi!
La buona notizia è che Wiisy è in grado di generare automaticamente il file precompilato che può contenere fino a 1000 check-in. Non solo: grazie all’app di Wiisy un check-in a partire da una carta d’identità digitale può essere portato a termine in soli 30 secondi.
Trovare il modo di ottimizzare il tempo dedicato alla comunicazione dei dati degli ospiti alla questura e all’Istat (Wiisy si occupa di entrambi doveri) è un grande vantaggio, sia per noi gestori e proprietari di strutture ricettive sia per gli ospiti. Quando i turisti arrivano in hotel, B6B agriturismo eccetera hanno poca voglia di essere trattenuti per questioni burocratiche e amministrative… Se vedono che siamo veloci e organizzati non solo saranno felici di iniziare subito la loro vacanza ma ci lasceranno anche una buona recensione.
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